共享服務(Shared Services)是在具有多個運營單元的公司中組織管理功能的一種方式,它指企業(yè)將原來分散在不同業(yè)務單元進行的財務、人力資源管理、IT技術等事務性或者需要充分發(fā)揮專業(yè)技能的活動,從原來的業(yè)務單元中分離出來,由專門成立的獨立實體提供統(tǒng)一的服務。

共享服務的作用,在于通過企業(yè)內(nèi)部不同部門或業(yè)務單元間的組織和資源整合,實現(xiàn)服務共享,從而強化企業(yè)核心競爭力,優(yōu)化資源配置,降低企業(yè)成本,提高管理效率。

共享服務實際上是一種內(nèi)部外購活動,共享服務可以導致外購或完全被由第三方供貨者提供的外購服務代替。共享的服務包括各部門各流程的集中化。并入共享服務中心的職能通常是依賴于處理流程的職能,例如,應付帳款、總賬和工資。非財務職能也可以進行有效處理,例如,人力資源和采購職能。它的優(yōu)勢包括降低成本等,但更重要的是它為財務人員節(jié)省出時間用于其他具有價值附加值的工作。在降低成本和增加更多價值的壓力下,共享服務代表了一個使財務職能從"記分員"轉(zhuǎn)變成"商業(yè)合伙人"的關鍵模塊。將一些商業(yè)活動外包給其他公司的做法由來已久。

跨國公司采用以下三種不同的方式進行重構,以實現(xiàn)財務和其他服務的共享。

(1)對所有的運營單位建立單一的中心。

包括在整個公司內(nèi)實現(xiàn)服務的全球共享。這一結構允許在最大范圍內(nèi)建立規(guī)模經(jīng)濟,并簡化和標準化過程。但是過程設計必須滿足不同的業(yè)務單位的需要。中心必須與全球稅負、政府管理問題以及完全整合的系統(tǒng)相一致。在這一過程中,如何定義中心員工的技術標準被證明是非常復雜的。

(2)在每一地理區(qū)域申建立一個中心。

單個的中心只為它自身范圍內(nèi)的業(yè)務單位服務。每一個中心都應根據(jù)地區(qū)的需求設計處理流程,致力于解決地區(qū)稅務問題和政府管理問題,并能輕易地容納文化和語言的差異。

(3)為每一過程或相關過程建立一個中心。

為了執(zhí)行所有營運單位的特定活動,專業(yè)中心鼓勵發(fā)展職能型專業(yè)人才。過程的設計能夠集中于單個的職能領域,當然可能會在一定程度上影響公司的整體性。由于它們的全球化,這一中心至少可以在稅務和政府管理問題上獲得規(guī)模經(jīng)濟。本中心并不要求完全整合的系統(tǒng)。

不存在最好的實踐模型，依賴于公司壞境、公司業(yè)務、市場戰(zhàn)略以及任何公司范圍內(nèi)的活動的本質(zhì)。許多公司綜合了各種機構觀點,例如,它們可采用基于全球藍圖的區(qū)域中心,這一中心具有通用的過程、系統(tǒng)、設置和其他特征。當大的消費品公司在面對全球市場進行重組時,為了在每一區(qū)域共享財務服務,運用這種方法?；谕瑯拥哪康?其他公司開始把跨國業(yè)務按照三個區(qū)域共享服務中心分成單獨的項目,但是意識到可能獲得的增強效果,公司從全球各地區(qū)挑選代表,組成統(tǒng)一的全球設計團隊。