項(xiàng)目報(bào)告多數(shù)是根據(jù)項(xiàng)目記錄整理而成的有關(guān)項(xiàng)目實(shí)際情況或特殊問(wèn)題的說(shuō)明文件，它也是項(xiàng)目溝通計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中使用最多的項(xiàng)目溝通方式和文件，同時(shí)也是項(xiàng)目溝通中最為重要的信息傳遞和溝通的方法。項(xiàng)目報(bào)告包括很多種，主要有項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)測(cè)報(bào)告等。項(xiàng)目報(bào)告可以是正式的報(bào)告，也可以是非正式的報(bào)告。前者一般是根據(jù)項(xiàng)目溝通計(jì)劃而按照一定的周期生成和呈報(bào)的，后者則是根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施中的某些特殊需要而生成和呈報(bào)的。

項(xiàng)目報(bào)告的目的是為了及時(shí)反映項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r和內(nèi)外部環(huán)境變化狀況，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題、發(fā)生的變化，分析潛在的風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)，以便管理人員做出正確的判斷和決策，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的有效控制。

項(xiàng)目的情況報(bào)告，一般沒(méi)有格式的特別要求，但項(xiàng)目報(bào)告內(nèi)容應(yīng)滿足項(xiàng)目管理決策的信息需要。一般來(lái)講項(xiàng)目報(bào)告應(yīng)由以下五個(gè)方面的內(nèi)容組成：

1．項(xiàng)目進(jìn)展簡(jiǎn)介

項(xiàng)目報(bào)告中應(yīng)列出有關(guān)的重要事項(xiàng)。敘述每一個(gè)事項(xiàng)近期的成績(jī)、完成的里程碑以及其他一些對(duì)項(xiàng)目有重大影響的事件(如采購(gòu)、人事、業(yè)主等)<)為使報(bào)告既簡(jiǎn)潔又清楚，報(bào)告要有細(xì)節(jié)，以提供可索取進(jìn)一步信息的途徑。

2．項(xiàng)目近期走勢(shì)

近期走勢(shì)敘述從現(xiàn)在到下次報(bào)告期間項(xiàng)目將要發(fā)生的事件。對(duì)每個(gè)將要發(fā)生的事件進(jìn)行預(yù)測(cè)及簡(jiǎn)單說(shuō)明，必要時(shí)附上原因，并提供一份項(xiàng)目下一期的里程碑圖表。

3．預(yù)算情況

預(yù)算情況一般以清晰、直觀的圖表反映項(xiàng)目近期的預(yù)算情況，并對(duì)以往的重大偏差做出解釋。

4．困難與危機(jī)

困難是指力所不及的事，危機(jī)是指對(duì)項(xiàng)目造成重大險(xiǎn)情的事。在這里應(yīng)當(dāng)對(duì)高層管理人員提出予以支持的要求。

5．人和事表?yè)P(yáng)

不可否認(rèn)的是，在一個(gè)健康的項(xiàng)目組內(nèi)，人是最可寶貴的資源。在“以人為本”的項(xiàng)目管理中，表?yè)P(yáng)好人、好事是不可缺少的工作。項(xiàng)目工作是需要意志力的工作，項(xiàng)目成功是每一個(gè)項(xiàng)目工作者長(zhǎng)年累月加班加點(diǎn)、不辭辛勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)的結(jié)果。

當(dāng)然，與項(xiàng)目有關(guān)的不同的組織、不同的部門(mén)和不同層次的人員，會(huì)提供廣度、深度不同的項(xiàng)目信息報(bào)告，提供報(bào)告的頻次也不一樣。

對(duì)于基層管理人員，他們所關(guān)心的是個(gè)人和小組工作任務(wù)的完成，因此所需要的信息主要是關(guān)于個(gè)人和小組的工作任務(wù)完成情況及其影響因素，而且報(bào)告的次數(shù)較多。

而高層管理者所要求的信息，其內(nèi)容細(xì)節(jié)少、綜合性強(qiáng)，大多是綜述性的項(xiàng)目進(jìn)展情況，報(bào)告的次數(shù)少。

項(xiàng)目報(bào)告與項(xiàng)目行動(dòng)計(jì)劃和WBS的關(guān)系是確定報(bào)告內(nèi)容和頻次的關(guān)鍵。項(xiàng)目報(bào)告內(nèi)容必須與按照特定行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行過(guò)程控制的信息密切相關(guān)。報(bào)告的頻次應(yīng)達(dá)到在計(jì)劃完成期間滿足控制所需信息要求。

原則上項(xiàng)目報(bào)告應(yīng)及時(shí)給出，以便項(xiàng)目控制的實(shí)現(xiàn)。因此報(bào)告的時(shí)間一般要對(duì)應(yīng)于項(xiàng)目里程碑時(shí)間。這就意味著項(xiàng)目報(bào)告不一定定期提供，除非是提供給高層管理者的進(jìn)度報(bào)告。

項(xiàng)目里程碑的確定是項(xiàng)目控制的一個(gè)有效手段。對(duì)高層管理者，一個(gè)項(xiàng)目可能只有幾個(gè)里程碑，即便是大項(xiàng)目也是如此。而對(duì)于基層管理者，在項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施過(guò)程中存在許多關(guān)鍵點(diǎn)，在這些關(guān)鍵之處有許多決策要做。但決策行為是建立在決策者對(duì)項(xiàng)目實(shí)施狀況的了解、分析、判斷基礎(chǔ)之上，而決策一定，建立在資源基礎(chǔ)上的變化必然會(huì)發(fā)生。這些關(guān)鍵點(diǎn)包括關(guān)鍵技術(shù)能否實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵元器件供貨是否準(zhǔn)時(shí)。我們將這些關(guān)鍵點(diǎn)定為里程碑?；鶎庸芾碇械睦锍瘫拇_定還取決于項(xiàng)目進(jìn)展中的細(xì)節(jié)內(nèi)容。里程碑?dāng)?shù)量越多，所要求的報(bào)告的信息內(nèi)容越詳細(xì)、報(bào)告次數(shù)也越多。另外，信息報(bào)告應(yīng)和計(jì)劃、預(yù)算、進(jìn)度系統(tǒng)的邏輯相一致，主要目的是保證通過(guò)控制實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃。

為了達(dá)到項(xiàng)目管理信息需求的目的，我們可以考慮三種不同形式的報(bào)告。

1．日常報(bào)告

日常報(bào)告是用來(lái)報(bào)告有規(guī)律、經(jīng)常性的信息。但有規(guī)律地進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)告也不一定意味著要按日歷安排報(bào)告工作時(shí)間。對(duì)于高層管理者，進(jìn)展報(bào)告常常是周期性提供的，但對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和基層管理人員，報(bào)告則是根據(jù)工作實(shí)際需要給出。一般按里程碑時(shí)間安排報(bào)告時(shí)間，有時(shí)根據(jù)資源利用期限發(fā)出日常報(bào)告，也有時(shí)每周甚至每日提供報(bào)告。

2．例外報(bào)告

此種報(bào)告方式常用在下面兩種場(chǎng)合：

(1)為項(xiàng)目管理決策提供信息報(bào)告，報(bào)告發(fā)給決策有關(guān)人員。

(2)公布決策并為之做出解釋的報(bào)告。如當(dāng)某一決策是建立在某一例外基礎(chǔ)之上并必須以文件形式將此決策通知給有關(guān)管理人員時(shí)，可采用此類(lèi)報(bào)告。

3．特別分析報(bào)告

特別分析報(bào)告常用于宣傳項(xiàng)目特別研究成果或是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)生的一些問(wèn)題進(jìn)行評(píng)述。這類(lèi)報(bào)告可以發(fā)給項(xiàng)目中的任何人。

項(xiàng)目報(bào)告除了用文字表達(dá)外，圖表亦是傳遞信息的重要工具。報(bào)告按傳遞的方式不同可分書(shū)面報(bào)告、會(huì)議報(bào)告、口頭報(bào)告等。

項(xiàng)目報(bào)告在項(xiàng)目溝通中具有不可替代的作用，它根據(jù)信息溝通的需要可以分成很多種類(lèi)。項(xiàng)目管理人員必須了解、熟悉和掌握項(xiàng)目報(bào)告的基本方法、作用、程序與格式。其中，項(xiàng)目報(bào)告的主要分類(lèi)有如下幾種。 　

按照項(xiàng)目報(bào)告作用的分類(lèi)

不管項(xiàng)目報(bào)告是口頭報(bào)告還是書(shū)面報(bào)告，它們都有一系列按照不同標(biāo)志的分類(lèi)。其中最為重要的是根據(jù)項(xiàng)目報(bào)告的用途所進(jìn)行的分類(lèi)，這種方法能很好地區(qū)分不同作用的報(bào)告，而且便于區(qū)分在項(xiàng)目報(bào)告中所需使用的溝通方法。根據(jù)用途劃分的項(xiàng)目報(bào)告有如下三種。

1．匯報(bào)性報(bào)告

這種報(bào)告的核心內(nèi)容是匯報(bào)項(xiàng)目的實(shí)際情況或發(fā)生的問(wèn)題，這種報(bào)告使用的材料都是項(xiàng)目實(shí)際情況的記錄，而且一般需要采用“白描”的方法提出報(bào)告。在這種報(bào)告中人們只需要將事情的本來(lái)面貌敘述清楚即可，不需要加入各種各樣的分析、評(píng)論和說(shuō)服性的內(nèi)容，因?yàn)檫@種報(bào)告的關(guān)鍵是說(shuō)明事實(shí)而不是要說(shuō)服對(duì)方或征得對(duì)方的認(rèn)可。這是在項(xiàng)目溝通中使用最多的一種報(bào)告，這類(lèi)報(bào)告一般需附有相應(yīng)項(xiàng)目實(shí)際情況的原始記錄文件作為附件材料。

2．說(shuō)服性報(bào)告

這種報(bào)告的目的是證明一種觀點(diǎn)、一個(gè)計(jì)劃、一個(gè)方案或其他事情的正確性，并說(shuō)服對(duì)方接受報(bào)告者提出的觀點(diǎn)、計(jì)劃或方案等。這種報(bào)告也是經(jīng)常使用的，而且其重要性比匯報(bào)性報(bào)告要高許多。因?yàn)檫@種報(bào)告是用來(lái)解決問(wèn)題或者說(shuō)服對(duì)方接受某種解決方案的，所以說(shuō)服性報(bào)告中不但要包括白描性的事實(shí)敘述，同時(shí)最主要的是必須包括解釋性、說(shuō)服性和論證性的敘述。這種報(bào)告也需附一些項(xiàng)目記錄或其他資料作為附件以說(shuō)明情況或提供支持。

3．敲定性報(bào)告

這種報(bào)告的目的是通過(guò)報(bào)告去與對(duì)方敲定和決策一件事情，這是一種最終必須導(dǎo)致作出決策的報(bào)告。這種報(bào)告是一種請(qǐng)示或商量如何辦理某件事情或解決某個(gè)問(wèn)題的報(bào)告，因此報(bào)告者需要在報(bào)告過(guò)程中提出自己的意見(jiàn)、觀點(diǎn)和建議，給對(duì)方以兩種以上的選擇(一種選擇就不是敲定性的報(bào)告了)并說(shuō)明相應(yīng)的具體理由。這種報(bào)告的白描性事實(shí)以及解釋性和論證性的敘述都不多，主要是征詢性的敘述和說(shuō)明，因?yàn)檫@種報(bào)告是敲定事情和作決策用的。

按照項(xiàng)目報(bào)告格式和內(nèi)容的分類(lèi)

項(xiàng)目報(bào)告的內(nèi)容和格式有些是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自己確定的，有些是按照項(xiàng)目業(yè)主或客戶的規(guī)定作出的。項(xiàng)目報(bào)告的內(nèi)容和格式必須適合報(bào)告讀者的要求和期望，而不是適合寫(xiě)報(bào)告者的要求和期望。通常，項(xiàng)目報(bào)告的這兩個(gè)方面的分類(lèi)最為重要的有如下方式。

1．按照項(xiàng)目報(bào)告的格式劃分

這樣可以將項(xiàng)目報(bào)告劃分成兩大類(lèi)，即項(xiàng)目報(bào)表和項(xiàng)目報(bào)告。其中，項(xiàng)目報(bào)表是在項(xiàng)目溝通過(guò)程中用統(tǒng)計(jì)語(yǔ)言編寫(xiě)的一種使用最多的項(xiàng)目報(bào)告，這種項(xiàng)目報(bào)告以一種項(xiàng)目管理的工程語(yǔ)言編寫(xiě)而成，十分簡(jiǎn)練和明了。項(xiàng)目報(bào)表又可以按照固定格式或變動(dòng)格式，以及固定周期或是變動(dòng)周期進(jìn)行進(jìn)一步的分類(lèi)，同時(shí)項(xiàng)目報(bào)表還可以分別按照項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、成本、安全等進(jìn)行具體的細(xì)分。項(xiàng)目報(bào)表通?？梢允菃为?dú)的報(bào)告，也可以與一定形式的說(shuō)明性文字報(bào)告一起使用，以分析和說(shuō)明報(bào)告的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題及其出現(xiàn)原因。

項(xiàng)目報(bào)告是指主要是使用文字說(shuō)明項(xiàng)目實(shí)際情況或項(xiàng)目問(wèn)題的書(shū)面報(bào)告，它是一種使用報(bào)告格式和語(yǔ)言寫(xiě)成的項(xiàng)目報(bào)告，這種項(xiàng)目報(bào)告可以有也可以沒(méi)有固定的報(bào)告格式和要求，多數(shù)情況下是根據(jù)所報(bào)告的問(wèn)題和事情來(lái)決定報(bào)告格式的。這種項(xiàng)目報(bào)告也有定期和不定期之分，而且也可以是分別涉及項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、成本、安全等具體問(wèn)題或情況的報(bào)告。但這種項(xiàng)目報(bào)告著重討論的不是事實(shí)數(shù)據(jù)，而是說(shuō)明項(xiàng)目實(shí)際情況或問(wèn)題及其原因分析。

2．按照項(xiàng)目報(bào)告的用途劃分

同樣，按照項(xiàng)目報(bào)告的用途劃分也會(huì)有許多種不同的項(xiàng)目報(bào)告種類(lèi)。最為常用的分類(lèi)辦法是將項(xiàng)目報(bào)告劃分成項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告和工作終結(jié)報(bào)告兩類(lèi)。其中，項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告是在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，按照一定的報(bào)告期不斷給出的有關(guān)項(xiàng)目各方面工作實(shí)際進(jìn)展情況的報(bào)告。這是項(xiàng)目溝通中使用最為廣泛的項(xiàng)目報(bào)告，所以本章后面將會(huì)對(duì)其作詳細(xì)的討論。

另一種項(xiàng)目報(bào)告是項(xiàng)目工作終結(jié)報(bào)告，這是在項(xiàng)目或項(xiàng)目階段結(jié)束之時(shí)對(duì)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的工作總結(jié)。工作終結(jié)報(bào)告并不是項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告的累積，也不是對(duì)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段整個(gè)過(guò)程中所發(fā)生事情的詳盡描述，而是在項(xiàng)目或一個(gè)項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)必須給出的一種文檔報(bào)告文件。

各種項(xiàng)目報(bào)告編寫(xiě)都要考慮下列要求和原則，以便能夠提供有價(jià)值的項(xiàng)目報(bào)告。

1．項(xiàng)目報(bào)告要簡(jiǎn)潔明了

不要試圖以報(bào)告長(zhǎng)度來(lái)打動(dòng)項(xiàng)目報(bào)告接收者，報(bào)告的長(zhǎng)短不等于項(xiàng)目進(jìn)展或完成的好壞。而且項(xiàng)目報(bào)告越簡(jiǎn)明才會(huì)有更大的機(jī)會(huì)被閱讀，因此應(yīng)盡量使各種項(xiàng)目報(bào)告簡(jiǎn)潔明了。

2．報(bào)告內(nèi)容和形式要保持一致

要保證項(xiàng)目報(bào)告的內(nèi)容與形式能夠保持一致，就需要根據(jù)報(bào)告內(nèi)容選用報(bào)告的格式和語(yǔ)言。在項(xiàng)目報(bào)告中要突出重點(diǎn)，要讓各類(lèi)使用項(xiàng)目報(bào)告的人都能懂得和理解其中的信息。

3．借助圖表進(jìn)行簡(jiǎn)明和充分的表達(dá)

圖表是一種項(xiàng)目管理中使用的工程語(yǔ)言，所以在項(xiàng)目報(bào)告中要充分使用它。一般自然語(yǔ)言在項(xiàng)目溝通中的效果不佳，但是圖表卻可以很好地說(shuō)明項(xiàng)目管理的問(wèn)題和情況。

4．報(bào)告方式與報(bào)告使用者的要求相符

項(xiàng)目報(bào)告有“對(duì)內(nèi)”和“對(duì)外”之分，有給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目業(yè)主和客戶的，不同的項(xiàng)目報(bào)告使用者所要的項(xiàng)目報(bào)告的方式與要求是不同的，報(bào)告必須符合項(xiàng)目報(bào)告使用者的要求。

信息伴隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，尤處不有，無(wú)所不在，要想通過(guò)報(bào)告把任何情況都反映清楚是不可能的。不考慮項(xiàng)目資源的限制，不計(jì)較項(xiàng)目成員對(duì)信息的接受和忍受力，粗制濫造報(bào)告或報(bào)告泛濫等都會(huì)影響管理與控制工作。通過(guò)項(xiàng)目工作實(shí)踐，人們總結(jié)出在項(xiàng)目報(bào)告工作中一般存在以下一些問(wèn)題：

(1)報(bào)告由誰(shuí)做出是一個(gè)問(wèn)題。項(xiàng)目技術(shù)人員或許不愿意把“大量的時(shí)間”白白花費(fèi)在他們認(rèn)為意義不大的報(bào)告上，他們認(rèn)為只要他們做到心中有數(shù)就可以了。而實(shí)際情況經(jīng)常是技術(shù)人員不得不花費(fèi)一定時(shí)間在報(bào)告上，因而造成一定的抵觸情緒，致使報(bào)告質(zhì)量不高，花了時(shí)間反而效果不佳。

(2)技術(shù)人員最了解實(shí)際的進(jìn)度情況，他們提出的報(bào)告是最具權(quán)威的，因此與項(xiàng)目組成員保持好良好的溝通或者關(guān)系是非常必要的。

(3)報(bào)告細(xì)節(jié)內(nèi)容太多，超越人們有限閱讀的耐性，也阻礙了持續(xù)的信息采集工作，造成了成本高、流于形式、缺乏信任互相扯皮等現(xiàn)象。

(4)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)和母公司管理信息系統(tǒng)聯(lián)系較少，兩個(gè)系統(tǒng)的資料具有的町比性不多。

(5)項(xiàng)目的控制與計(jì)劃之間對(duì)應(yīng)性差。如項(xiàng)目跟蹤系統(tǒng)所跟蹤的對(duì)象及收集的信息內(nèi)容與計(jì)劃不直接相關(guān)，這樣的跟蹤是毫無(wú)意義的。