信息溝通是指可解釋的信息由發(fā)送人傳遞到接收人的過程。具體地說，它是人與人之間思想、感情、觀念、態(tài)度的交流過程，是情報相互交換的過程。

要準確理解信息溝通的含義，需注意以下幾點：

（1）信息溝通首先是信息的傳遞，如果信息沒有被傳遞，信息溝通就沒有發(fā)生。

（2）成功的信息溝通，不僅需要信息被傳遞，還要被理解。

（3）信息溝通的主體是人，即信息溝通主要發(fā)生在人與人之間。

（4）由于管理過程中各種信息溝通相互關聯(lián)、交錯，所以管理者把各種信息溝通過程看成是一個整體，即管理信息系統(tǒng)。

1．人與人之間的溝通主要是通過語言來進行的，但也有姿態(tài)和手勢等交流。

2．人與人之間交流的內(nèi)容非常廣泛，除一般信息交流外，還包括思想、感情、態(tài)度和觀點的交流。

3. 在人與人之間溝通中，存在著心理因素和心理障礙的影響。

信息溝通的作用在于使組織內(nèi)的每一個成員都能夠做到在適當?shù)臅r侯，將適當?shù)男畔?，用適當?shù)姆椒?，傳給適當?shù)娜?，從而形成一個健全的迅速的有效的信息傳遞系統(tǒng)，以有利于組織目標的實現(xiàn)。

1、溝通可提供充分而確實的材料，是正確決策的前提和基礎。

2、溝通是組織成員統(tǒng)一思想和行動的工具。

3、溝通是在組織成員之間、特別是領導者和被領導者之間建立良好的人際關系的關鍵。

(1)明確的原則

(2)完整性的原則

(3)戰(zhàn)略上使用非正式組織的原則

為改進信息溝通工作并提高效率，在信息溝通中要滿足以下要求；

(1)溝通要有認真的準備和明確的目的性。

(2)溝通的內(nèi)容要確切。

(3)溝通要有誠意，取得對方的信任并建立起感情。

(4)提倡平行溝通，即在組織中同一層次之間的相互溝通。

(5)提倡直接溝通、雙向溝通和口頭溝通。

(6)設計固定溝通渠道。形成溝通常規(guī)。

(1)正式渠道溝通(權威但刻板)

正式渠道是指按組織結(jié)構和管理層來傳遞信息進行溝通的渠道。按信息的流向，正式渠道可分為縱向溝通和橫向溝通，而縱向溝通又可分為下行溝通和上行溝通。

(2)非正式渠道溝通（靈活但易失真）

非正式渠道是指不受正式組織約束的組織成員之間的信息溝通渠道。非正式溝通信息傳遞速度快、信息量大、覆蓋面廣，可以滿足職工的安全等需要，常常是積極的、卓有成效的，但它有一定的片面性。

1.構成信息溝通過程的八個要素：

發(fā)送者、信息、編碼、通道、譯碼、接受者、反饋、噪音

2.信息溝通過程模型

一、團體溝通

“團體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動。團體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會議溝通和E-Mail（或書面）溝通。

1、會議溝通

“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，因此常用于解決較重大、較復雜的問題。如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進行：

（1）需要統(tǒng)一思想或行動時（如項目建設思路的討論、項目計劃的討論等）；

（2）需要當事人清楚、認可和接受時（如項目考核制度發(fā)布前的討論、項目考勤制度發(fā)布前的討論等）；

（3）傳達重要信息時（如項目里程碑總結(jié)活動、項目總結(jié)活動等）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團隊產(chǎn)生較大影響時；

（5）討論復雜問題的解決方案時（如針對復雜的技術問題，討論已收集到的解決方案等）。

2、E-Mail或書面溝通

“E-Mail（或書面）溝通”是一種比較經(jīng)濟的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發(fā)布信息時采用。在計算機信息系統(tǒng)普及應用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進行：

（1）簡單問題小范圍溝通時（如3~5個人溝通一下產(chǎn)出物最終的評審結(jié)論等）；

（2）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結(jié)果時（如項目組團隊活動的討論、復雜技術問題提前知會大家思考等）；

（3）傳達非重要信息時（如分發(fā)周項目狀態(tài)報告等）；

（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。

二、個體溝通

所謂“個體溝通”，是指兩人之間的溝通。個體溝通主要有以下三種常用的方式：當面溝通、電話溝通和E-Mail（或書面）溝通。

1、當面溝通

“當面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當面溝通的方式進行：

（1）彼此之間的辦公距離較近時（如兩人在同一辦公室）；

（2）彼此之間存有誤會時；

（3）對對方工作不太滿意，需要指出其不足時；

（4）彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。

需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠，請優(yōu)先采用當面溝通的方式。我有時看到溝通雙方的距離不過一二十米還采用電話溝通的方式，這是非常不可取的。

2、電話溝通

“電話溝通”是一種比較經(jīng)濟的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進行：

• 彼此之間的辦公距離較遠、但問題比較簡單時（如兩人在不同的辦公室需要討論一個報表數(shù)據(jù)的問題等）；
• 彼此之間的距離很遠，很難或無法當面溝通時；
• 彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。

需要特別注意的是：在成本相差無幾的情況下，請優(yōu)先采用當面溝通的方式。

3、E-Mail（或書面）溝通

“E-Mail（或書面）溝通”是一種最經(jīng)濟的溝通方式。溝通的時間一般不長，并且不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或互相知會一些信息時采用。在計算機信息系統(tǒng)普及應用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail溝通的方式進行：

（1）小問題溝通時（如雙方討論一下某函數(shù)的使用語法等）；

（2）復雜問題需要借助“書面”才能表達清楚時（這類問題往往需要采用書面表達和口頭表達相結(jié)合的方式）；

（3）需要對方先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結(jié)果時（如請教對方一個技術問題時先將問題告知對方等）。

需要特別注意的時：在E-Mail來回多次而問題尚未得到解決或甚至引起誤解時，一定要及時終止E-Mail這種溝通方式，改用電話溝通或當面溝通的方式進行。

需要特別指出的是，個體之間溝通時，盡量多采用當面溝通的方式進行?！澳墚斆鏈贤ǖ?，就不要采用電話溝通；能電話溝通的，就不要采用E-Mail溝通”，這是“個體溝通”方式的基本選用原則。