秘書工作是指秘書人員所承辦的各項事項的總稱。

秘書工作有廣義和狹義兩種。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。

廣義的秘書工作，其主要內(nèi)容歸納起來有以下幾方面：第一類是事務(wù)性工作，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發(fā)公文回復(fù)E-mail、整理報章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議并記錄、差旅安排；第二類是管理性工作，包括辦公室管理、操作電腦、會計與財務(wù)、設(shè)備采購等；第三類是溝通支援性工作，包括客戶服務(wù)、媒體應(yīng)對、公關(guān)策劃、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其他主管臨時交辦的事項。

以上是廣義的秘書工作內(nèi)容，也即秘書部門的工作內(nèi)容。當(dāng)然，并非每一個秘書人員都要承擔(dān)這些工作。層次較高的機關(guān)、單位，秘書部門工作量大、責(zé)任重，人員也多，分工就細(xì)一些；基層單位的秘書部門，人員少、工作面廣，秘書人員便樣樣要干、樣樣要管。另外，工商企業(yè)單位、文化科研機關(guān)、學(xué)校、軍隊、社會團體的秘書工作也各有自己的特點和不同的側(cè)重面。

目前，層次較高的機關(guān)、單位，有些屬于廣義的秘書工作已從秘書業(yè)務(wù)部門(秘書科、秘書處、秘書局)劃分出去，另立工作部門。如檔案部門專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，信訪部門專門負(fù)責(zé)人民群眾來信來訪工作，總值班室專門負(fù)責(zé)值班和部分事務(wù)工作等。這樣一來，剩下的起草文件、處理文電、辦理會務(wù)、收集信息、調(diào)查研究、查辦催辦、印信管理等，就成了秘書業(yè)務(wù)部門(秘書科、處、局)和秘書人員的基本工作，即狹義的秘書工作。

秘書工作的性質(zhì)與任務(wù)，決定了秘書工作具有下列特點。

1.從屬性

從屬性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點。這是因為：第一，秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里；第二，秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是；第三，秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。

秘書工作的從屬性，是與領(lǐng)導(dǎo)者的“主導(dǎo)性”相對而言的。領(lǐng)導(dǎo)是決策管理的中心，處于主導(dǎo)地位；秘書機構(gòu)是協(xié)助決策管理中心的輔助機構(gòu)，處于從屬地位。因此，秘書人員應(yīng)聽命于領(lǐng)導(dǎo)，不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)。但是，秘書人員聽命于領(lǐng)導(dǎo)，并不等于對領(lǐng)導(dǎo)者只能唯唯諾諾地一味盲從，而應(yīng)本著對工作負(fù)責(zé)的精神，多思考、多作調(diào)查研究，一旦發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，就應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)提出改進(jìn)工作的合理化建議；對于領(lǐng)導(dǎo)者的某些失誤與疏漏，也應(yīng)及時予以提醒，并提出糾正與補救的辦法，供領(lǐng)導(dǎo)者參考。這就是說，秘書人員在工作中應(yīng)把“聽命”與“勸諫”結(jié)合起來，即當(dāng)助手，又當(dāng)“諫官”。只有這樣，才能真正起到輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的作用。

2.被動性

秘書機構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。秘書工作的被動性主要表現(xiàn)為：第～，秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)工作活動的需要而產(chǎn)生和展開的，是受領(lǐng)導(dǎo)活動的制約和支配的。秘書人員雖然也有自己的工作計劃或安排，不能脫離領(lǐng)導(dǎo)，但必須以領(lǐng)導(dǎo)的活動的目標(biāo)為中心，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要來訂計劃和作安排，不能脫離領(lǐng)導(dǎo)工作活動的需要而另搞一套。第二，秘書部門需要處理的許多日常事務(wù)工作(如處理來往公文、信件，接昕電話，接待內(nèi)、外賓，以及處理某些突發(fā)事件等)，往往預(yù)先估計不到，只能隨機應(yīng)變，來了什么文件就處理什么文件，遇到什么事或者領(lǐng)導(dǎo)叫辦什么事就去辦理什么事。這一類工作，大都是被動的，卻又是秘書人員非干不可的。

秘書工作雖然具有被動性的特點，但這并不意味著秘書人員對工作只能消極應(yīng)付，無所作為。其實，秘書工作的被動性也是相對的。秘書人員只要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，就能在常規(guī)工作中尋找到主動出擊的突破口，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的工作建議，在被動中爭取到主動。譬如，秘書人員可以將深入基層調(diào)查研究所獲得的重要信息，及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，成為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行工作決策的依據(jù)；秘書人員可以將從群眾來信來訪中發(fā)現(xiàn)的帶有普遍性的問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，幫助領(lǐng)導(dǎo)糾正工作中的某些偏差；秘書人員還可以在認(rèn)真分析、掌握規(guī)律的基礎(chǔ)上，通過對下一步工作所進(jìn)行的預(yù)測，及早提出工作中可能出現(xiàn)的問題，使領(lǐng)導(dǎo)者思想上有所準(zhǔn)備，工作上統(tǒng)籌安排，做到防患于未然?？傊?，秘書工作在許多方面仍然有發(fā)揮秘書人員主觀能動性的廣闊天地；秘書人員也只有充分發(fā)揮自己的主觀能動性，在被動中爭取主動，才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。

3.事務(wù)性

秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作，如收發(fā)文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要秘書人員一件一件地去辦。有人說秘書工作“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務(wù)性的特點。

秘書工作的事務(wù)性與思想性是對立的統(tǒng)一。從秘書工作的局部而言，具有很強的事務(wù)性，繁、雜、細(xì)、忙是其特點；從秘書工作的整體而言，則具有很強的思想性，因為它在協(xié)助各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制定和貫徹各項方針政策方面負(fù)有重要的責(zé)任。而且，秘書工作的事務(wù)性與思想性是互相滲透、相輔相成的。在平凡、瑣碎的事務(wù)性工作中，往往蘊含著內(nèi)在的思想性。只有搞好事務(wù)工作，使本單位內(nèi)部的秩序井然，與外單位聯(lián)系的架遁暢通，才骺便鋇導(dǎo)機關(guān)的工作正常運轉(zhuǎn)，便鋇導(dǎo)者從日常事務(wù)工作中擺脫出來，集中時間和精力想大事、干大事。因此，秘書人員要正確對待事務(wù)性與思想性的對立統(tǒng)一，充分認(rèn)識事務(wù)性的意義，踏踏實實地做好每一件事務(wù)工作。

4.綜合性

由于秘書機構(gòu)是綜合性辦事機構(gòu)，秘書工作也就具有明顯的綜合性。秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在以下三方面：第一，秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且涉及到本機關(guān)的全部工作。機關(guān)、團體、部隊或企事業(yè)單位的每個職能部門(如組織、人事、宣傳、保衛(wèi)、財會等)，都只擔(dān)負(fù)某一方面的工作，各司其職；而秘書部門則必須在全局范圍內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù)，凡是領(lǐng)導(dǎo)抓的工作，秘書人員都要了解、輔助。第二，秘書部門處于機關(guān)的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系左右之責(zé)。秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)者的指示并在領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)下出席各種會議或進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)工作(如協(xié)調(diào)本單位各職能部門之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)本單位與外單位的關(guān)系等)。第三，秘書人員在辦文、辦會和向領(lǐng)導(dǎo)反映情況以及處理日常事務(wù)性工作時，必須對各方面情況進(jìn)行綜合，才能有效地為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù)。

譬如，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖草擬公文，不能只是簡單地照搬領(lǐng)導(dǎo)者口授的每一句話，而應(yīng)該在忠實于領(lǐng)導(dǎo)行文意圖的前提下，綜合各方面情況(包括上級或下級發(fā)來的有關(guān)文件內(nèi)容、受文單位的實際情況等)，并按照行文的規(guī)則下筆；再如，為領(lǐng)導(dǎo)提供各種信息，就需要對所收集的原始信息素材進(jìn)行加工處理、綜合分析，以便去偽存真、去粗取精，確保信息的真實性、準(zhǔn)確性和全面性。至于處理各種日常事務(wù)性工作，也要先進(jìn)行綜合分析，然后按照其輕重緩急分別予以處理，才能做到及時，穩(wěn)妥，有條不紊。

在現(xiàn)代社會中，由于人們社會活動的范圍越來越擴大，現(xiàn)代管理工作日趨復(fù)雜，因而秘書工作的作用比過去顯得更加突出。現(xiàn)代秘書工作的作用，歸納起來，主要有以下幾方面。

1.樞紐作用

在現(xiàn)代社會中，各級各類機關(guān)的秘書部門，都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)之下、各個職能部門之間的中心位置，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構(gòu)。因此，現(xiàn)代秘書工作具有溝通上下左右、聯(lián)系四面八方的樞紐作用。

現(xiàn)代秘書工作的樞紐作用，具體表現(xiàn)在縱向與橫向兩個方面。從縱向上說，秘書工作起到了承上啟下、上傳下達(dá)的作用。這是因為，秘書部門是上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地。上級的指令大都通過秘書部門下達(dá)，下級的意見大都通過秘書部門上報，各方面的信息也大都在秘書部門加工處理，并通過秘書部門周轉(zhuǎn)?？傊?，秘書部門是文件吞吐、信息集散、內(nèi)外聯(lián)系的總渠道。

從橫向上說，秘書工作起到了平衡、協(xié)調(diào)內(nèi)外各種關(guān)系的作用。秘書人員常常在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)之下，運用各種有效的方式和手段，在單位與單位、部門與部門、個人與個人之間。進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通、平衡、協(xié)調(diào)，使彼此之間消除隔膜、化解矛盾、密切合作。這種對內(nèi)對外進(jìn)行平衡、協(xié)調(diào)所獲得的良好效果，正是由于發(fā)揮了秘書工作的樞紐作用。

2.參謀助手作用

領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策和管理。秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時.既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀。因此。秘書工作既有助手作用，又有參謀作用。

秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個過程中。

具體說來，主要體現(xiàn)在以下幾方面：第～，秘書人員要為本單位某一時期的重點工作、重要會議或重大活動制定出具體的措施、步驟，供領(lǐng)導(dǎo)參考；第二，秘書人員要將各種重要信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的依據(jù)；第三，秘書人員要經(jīng)常主動協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、計劃以及各種政策、法令；第四，凡是需要領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，秘書人員不僅要及時呈送給領(lǐng)導(dǎo)，而且要事先提出一種或幾種參考性韻處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)選擇；第五，秘書人員在替領(lǐng)導(dǎo)辦事時，為了把事情辦得更好，常常要提出一種或幾種辦理的方案，供領(lǐng)導(dǎo)定奪。

3.形象作用

人們常常把秘書部門稱為“關(guān)口”或“窗口”。所謂“關(guān)口”，是指在一個機關(guān)里，秘書部門要負(fù)責(zé)把住文字關(guān)、用印關(guān)、保密關(guān)等。因為各種文件、信息的上傳下達(dá)大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送。所謂“窗口”，是指內(nèi)外聯(lián)系、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等，大都由秘書部門出面辦理。人們從秘書部門工作態(tài)度的好壞、辦事效率的高低，大致可以看出一個單位領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作作風(fēng)的優(yōu)劣及領(lǐng)導(dǎo)水平的高低。這就是說，秘書工作能使人“窺一斑而知全豹”，具有門面作用。因此，秘書人員一定要牢記自己是代表本單位領(lǐng)導(dǎo)辦事的，必須時時處處注意自己的一言一行，應(yīng)以良好的工作作風(fēng)和辦事的高效率、高質(zhì)量，為本單位樹立良好的形象，真正全心全意為廣大人民群眾服務(wù)。

隨著新技術(shù)革命的到來，秘書工作將發(fā)生巨大的變化，新技術(shù)革命將把電子計算機和現(xiàn)代化的文字處理機、現(xiàn)代化的通訊技術(shù)、現(xiàn)代化的音像設(shè)備結(jié)合起來，迅速有效地傳播、存儲、處理各種信息以及處理各種文字工作，新技術(shù)革命將對秘書工作的作用產(chǎn)生巨大的影響。

秘書工作的基本原則，就是準(zhǔn)確、迅速、求實、保密。

1.準(zhǔn)確

準(zhǔn)確，是對秘書工作質(zhì)量的要求。秘書工作的準(zhǔn)確性，涉及的方面很多，概括地說，就是：辦文要準(zhǔn)確，辦事要穩(wěn)妥，情況要屬實，主意要慎重。秘書人員無論是為領(lǐng)導(dǎo)提供信息或向領(lǐng)導(dǎo)反映其他情況，還是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草文稿、審核文稿，都必須力求準(zhǔn)確，數(shù)字要準(zhǔn)確，時間要準(zhǔn)確，概念要準(zhǔn)確，名稱要準(zhǔn)確，不能使用“可能”、“大概”、“大約”、“差不多”之類字眼；抄寫、打印、登記文件，都應(yīng)反復(fù)校對、核實；處理和傳遞文件，也不能寫錯、投錯。有時一字之差，或者一個標(biāo)點符號用錯，便會造成嚴(yán)重后果。如果差錯出在關(guān)鍵之處，影響就更大了。所以，干秘書工作這一行，必須具有認(rèn)真的態(tài)度，踏實、細(xì)致的工作作風(fēng)。由于秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要組成部分，因而秘書工作的準(zhǔn)確性，也在很大程度上保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性；也保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運轉(zhuǎn)。

2.迅速

迅速，是對秘書工作效率的要求。秘書工作應(yīng)及時、高效，無論是辦文、辦事，絕不允許拖拉。凡是能在當(dāng)天完成的，絕不拖到明天；凡是能在一小時內(nèi)辦完的，絕不延至一小時以后。領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)作出的決定，要及時傳達(dá)下去；下面反映的情況、意見，要迅速向領(lǐng)導(dǎo)部門反映。

秘書人員是秘書工作的主體。秘書工作若要做到迅速，首先，秘書人員必須具有很強的工作責(zé)任心，要堅決反對拖拉、懶散的工作作風(fēng)；其次，要建立科學(xué)的工作制度，合理地安排各項工作，盡量減少環(huán)節(jié)，簡化程序。此外，還要改善工作手段，盡可能使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高工作效率。

3.求實

求實，是對秘書工作的基本要求。秘書工作必須尊重客觀事實，不僅不能脫離社會實際，而且更不能為了個人或小團體的利益而弄虛作假。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，必須做到實事求是，否則就會造成領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤，甚至嚴(yán)重?fù)p害黨和國家的聲譽。

求實的要求是：一是一，二是二，老老實實，不夸大，不縮??；切忌脫離實際、主觀臆斷、弄虛作假、謊報情況；不能夾雜個人情感，報喜不報憂，甚至捏造事實。

4.保密

保密，既是對秘書人員的要求，也是秘書工作的基本原則。秘書人員經(jīng)常接觸黨和國家的一些機密文件，經(jīng)常參加一些重要會議，了解不少重要機密，包括秘密文件、資料、機要電文以及領(lǐng)導(dǎo)人的重要活動安排等，如不注意保密，一旦泄露，就會造成嚴(yán)重的損失。因此，秘書人員一定要遵守保密紀(jì)律，認(rèn)真做好保密工作。