檔案管理是指在課題研究過程中,對課題的設(shè)計、課題的實施、課題的成果等所形成的材料進行整理、歸類、提煉,從而記錄、規(guī)范、指導(dǎo)課題研究,調(diào)控研究過程的管理行為。

主要以行政機關(guān)產(chǎn)生之文書經(jīng)歸檔后之管理及應(yīng)用作業(yè)為范圍。

檔案產(chǎn)生

檔案產(chǎn)生—點收

檔案分類—立案

檔案編目--編目

檔案整理—立卷、微縮儲存、電子儲存

檔案保管—入庫、保存與修護、庫房管理、機密檔案

檔案清理—清查、鑒定、銷毀、移轉(zhuǎn)

檔案應(yīng)用—目錄匯送、檢調(diào)、應(yīng)用

檔案分類

分類—根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)歸入類表中適當(dāng)類目

編案—按檔案案情建立簡要案名

檔案編目

就檔案之內(nèi)容及形式特征，依檔案編目規(guī)范擇要記錄其事項及特征，制成檔案目錄

國家檔案編目規(guī)范參酌EAD格式訂定國家檔案描述標(biāo)準(zhǔn)格式，以呈現(xiàn)各個檔案描述層次含括之著錄項目

檔案排序

1.來源原則（principle of provenance）

2.全宗原則（principle of respect desfonds）

3.原始順序原則（principle of original order）

檔案描述層級

1.全館層級（repository）

2.全宗與副全宗

3.文件系列與副文件系列

4.案卷

5.案件

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢?！?

1、社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程?！?

2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進。

檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化?！?

3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。　

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。　

二、加強檔案管理信息化建設(shè)

1、建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵　　

(1)電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

(2)電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

(3)做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

(4)解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失?！?

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施　　

1、加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法?！?

2、從穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合人才；提高整支隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進行知識更新，適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮?！?

3、從提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關(guān)注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包容性

檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作。機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。

一、檔案是機關(guān)工作查考的依據(jù)

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機關(guān)或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

二、檔案是宣傳教育的生動素材

近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點轉(zhuǎn)移到為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強；各機關(guān)、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術(shù)的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便，特別是應(yīng)做到以下幾點：

1.要維護好歷史的真實面貌；

2.要忠于和熱愛檔案事業(yè)；

3.要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；

4.要有良好的保密習(xí)慣；

5.要樹立高度的法制意識和觀念。

同時更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻?！?