秘書機構(gòu)是指黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位為領(lǐng)導機構(gòu)及領(lǐng)導者處理綜合事務(wù)的輔助性機構(gòu)。凡從事秘書工作的部門都可稱為秘書機構(gòu)。

秘書機構(gòu)有下列三個顯著特點：

(一)附屬性

從秘書機構(gòu)所處的位置看，它具有附屬性的特點，任何秘書機構(gòu)都直接隸屬于領(lǐng)導機關(guān)，在領(lǐng)導機關(guān)下設(shè)置，處于一個特殊的位置上。凡機關(guān)單位總在其領(lǐng)導機關(guān)下設(shè)秘書機構(gòu)，圍繞領(lǐng)導班子開展工作，為領(lǐng)導從事一些輔助性工作，這就是它的附屬性。如省人民政府下設(shè)辦公廳，雖與其他職能機關(guān)屬同一層級上，但它附屬于省人民政府。

(二)綜合性

從秘書機構(gòu)的活動內(nèi)容看，它具有綜合性的特點。秘書機構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導活動而展開的，其涉及面廣，既有收集信息、提供意見、提出方案的參謀性工作，也有協(xié)助控制、溝通協(xié)調(diào)的綜合性工作，還有起草文件、辦會辦事、整理檔案資料等事務(wù)性工作，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書機構(gòu)的參與和辦理。

所以，秘書機構(gòu)的活動內(nèi)容，有人稱之為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”。

(三)輔助性

從秘書機構(gòu)的活動性質(zhì)看，它又具有輔助性的特點。秘書機構(gòu)不同于決策機構(gòu)，也不同于機關(guān)內(nèi)的其他業(yè)務(wù)性機構(gòu)，它既無權(quán)做出決策，也不是某方面的業(yè)務(wù)主管，其活動方式是向上輔助，而不是向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督，基本上是圍繞領(lǐng)導班子的工作而從事一些輔助性活動。有人稱秘書機構(gòu)為“服務(wù)行業(yè)”，大概就是據(jù)其活動性質(zhì)上來說的。

秘書機構(gòu)的基本職能是輔助決策、服務(wù)領(lǐng)導，具體來說，它的作用主要有以下兩個方面：

(一)參謀作用

秘書機構(gòu)是直接為領(lǐng)導服務(wù)的，而領(lǐng)導的根本任務(wù)就是貫徹中央的方針政策，根據(jù)本單位、本地區(qū)、本部門的實際情況提出措施，部署本機關(guān)的工作，并對職權(quán)范圍內(nèi)的重大事項做出決策。領(lǐng)導決策前需要秘書機構(gòu)通過收集情況，調(diào)查研究，提出意見方案，供領(lǐng)導參考；在決策過程中還需要根據(jù)情況的變化及時做出調(diào)整與補充；決策后還要由秘書機構(gòu)做好檢查督促和總結(jié)工作，提出完善措施。整個過程，秘書機構(gòu)始終在發(fā)揮其參謀作用，據(jù)此又有人稱秘書機構(gòu)為“參謀部”，對于秘書機構(gòu)的參謀作用，我們可以從三個方面來理解：一是從決策過程看，領(lǐng)導機關(guān)的決策部署，不只是決策者的瞬間行為，在整個決策過程中，尤其是決策前，離不開秘書機構(gòu)的大量輔助性工作，包括搜集信息、調(diào)查研究、提出方案等，這些都是參謀性工作；二是從秘書機構(gòu)所處的位置看，它是直接歸屬于領(lǐng)導機關(guān)、直接為領(lǐng)導機關(guān)服務(wù)的，是輔助領(lǐng)導者實施領(lǐng)導的最主要部門，盡管參謀工作非秘書部門所獨有，一些專業(yè)性決策往往要由一些職能部門提出意見方案，但秘書機構(gòu)無疑是領(lǐng)導機關(guān)最得力的參謀；三是從秘書機構(gòu)的任務(wù)看，大量的工作是辦事、召開會議、提出預案、擬制文件、采集信息、催辦查辦、協(xié)調(diào)關(guān)系、溝通各方及處理信訪等，都體現(xiàn)了秘書機構(gòu)從中所起的參謀作用?？梢?，參謀作用是秘書機構(gòu)在機關(guān)單位工作中所起的一項重要作用。

(二)助手作用

秘書機構(gòu)起參謀作用j是新時期對其提出的新要求，是一項較高層次上的服務(wù)性工作。而助手作用，則是秘書機構(gòu)在從事大量的工作中體現(xiàn)出來的，秘書機構(gòu)畢竟不是一個獨立的“參謀部”，它是一個綜合辦事機構(gòu)，辦事是它的基本職能。秘書機構(gòu)的助手作用，從下列三個方面可以看出：一是從秘書機構(gòu)的設(shè)置前提看，秘書機構(gòu)就是為處理事物,服務(wù)于領(lǐng)導而設(shè)置的，領(lǐng)導在工作中，有大量的事務(wù)性工作，如文件起草，收發(fā)傳真，電話接聽，會議組織安排，來信來訪處理，大多由秘書機構(gòu)來承擔，這就決定了其具有辦事的職能。所以秘書機構(gòu)的助手作用首先是從辦理具體事務(wù)中體現(xiàn)出來的。如果領(lǐng)導忙于迎來送往，埋頭做些瑣碎事務(wù)性工作，勢必抽不出身來抓大局、管全局，騰不出更多時間來調(diào)查研究。二是從工作關(guān)系看，領(lǐng)導的許多事情，離不開秘書機構(gòu)輔助性工作，在實施領(lǐng)導過程中，許多事情起初或最后都是在秘書機構(gòu)的助手作用下運轉(zhuǎn)并得以完成的。所以秘書機構(gòu)又有“事務(wù)部”之稱。

參謀和助手，是秘書機構(gòu)的兩大作用，這兩個作用并非相互獨立、互不聯(lián)系的。輔助作用是基礎(chǔ)、是前提，參謀作用是升華、是深化。不辦事，不起助手作用，參謀作用無從說起；只辦事，不起參謀作用，不能適應(yīng)新時期秘書工作的需要。秘書機構(gòu)既要切實處理好事務(wù)，發(fā)揮其助手作用，又要注意在此基礎(chǔ)上更多地出謀劃策，更好地發(fā)揮參謀作用。

秘書機構(gòu)的主要職責是溝通信息、平衡協(xié)調(diào)。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.溝通信息

當代秘書的重要作用之一就是充當領(lǐng)導的參謀和助手，要做一個諸葛亮式的高明參謀，除了自身的基本素質(zhì)條件，還必須勤于收集信息，為輔助決策準備充足的材料和依據(jù)。溝通信息的工作周而復始，永遠沒有盡頭，是秘書機構(gòu)永恒的職能。

2.組織協(xié)調(diào)

無論是傳統(tǒng)的秘書機構(gòu)還是現(xiàn)代秘書機構(gòu)，辦文、辦會、辦事都是其最基本的任務(wù)。秘書機構(gòu)在輔佐領(lǐng)導實施管理這一角度來說，它實際上就是辦事機構(gòu)。然而秘書機構(gòu)又往往不直接辦理某一具體的事務(wù)，它主要是在其中起組織和協(xié)調(diào)作用。

一個組織在活動過程中，各個單位或部門能否和諧地配合，決定著組織功能的發(fā)揮程度?，F(xiàn)代社會的各種組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復雜、分工細密，不協(xié)調(diào)的因素是普遍存在的，這就需要一種力量經(jīng)常性地進行協(xié)調(diào)，秘書機構(gòu)處于聯(lián)系上下、左右、內(nèi)外的中介位置，便于進行協(xié)調(diào)工作，溝通各方意見，統(tǒng)一思想認識，設(shè)計最佳方案，采取有效措施，齊心協(xié)力做好工作。

秘書機構(gòu)組織協(xié)調(diào)的原則是為了事業(yè)、為了團結(jié)、為了提高效率。秘書機構(gòu)協(xié)調(diào)的方面很廣：領(lǐng)導班子之間、領(lǐng)導機關(guān)與下級機關(guān)之間、組織內(nèi)部各平級機構(gòu)之間、領(lǐng)導與群眾之間都存在著協(xié)調(diào)問題。在組織內(nèi)部成員之中，由于每一個人的職位高低不同，職權(quán)范圍不同，考慮問題的角度不同，人們對同一事物持有不同態(tài)度或有意見分歧是正?，F(xiàn)象，這種現(xiàn)象的普遍存在決定了秘書機構(gòu)協(xié)調(diào)工作的復雜性和經(jīng)常性。

秘書機構(gòu)的咨詢職能有兩方面的含義：一是針對上級機關(guān)而言，秘書機構(gòu)必須隨時準備接受上級機關(guān)的咨詢，為領(lǐng)導機關(guān)的決策及時提供和反饋真實可靠的信息，并提出有價值的決篆建議；而針對下級機關(guān)而言，秘書機構(gòu)要本著服務(wù)的宗旨，隨時準備接受下級機關(guān)和人民群眾的各類各種咨詢，為他們耐心地解釋政策、排除疑慮、指明方向及解決問題。

秘書機構(gòu)設(shè)置是否規(guī)范、是否合理、是否科學，直接關(guān)系到秘書活動的效果，如果秘書機構(gòu)不遵循一定的原則來設(shè)置，編制不一、機構(gòu)龐雜、層次繁多、關(guān)系不順、職責不清、范圍過寬，會在一定程度上降低工作效率，影響服務(wù)質(zhì)量，阻礙機構(gòu)運轉(zhuǎn)和效能的正常發(fā)揮。因此秘書機構(gòu)設(shè)置必須遵循規(guī)范化、科學化的原則。

(一)規(guī)范化原則

規(guī)范化原則，或叫法制化原則，就是機構(gòu)必須依照有關(guān)的法律法規(guī)來設(shè)置、增刪和調(diào)整，編制的審定也必須依照有關(guān)程序進行，不能搞主觀隨意性。目前在尚未有秘書機構(gòu)設(shè)置規(guī)范的情況下，必須參照現(xiàn)有法律法規(guī)來設(shè)置機構(gòu)。比如我國憲法規(guī)定“一切國家機關(guān)實行精簡的原則”。據(jù)此，各級機關(guān)及單位團體的秘書機構(gòu)必須遵循精簡這一原則，這就要求人員要精干，要定員、定編，要裁減冗員，不濫設(shè)副職和虛職，同時要盡量簡化層次，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，一般分兩層，最多不超過三層。因為層次過多，運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，缺口也大，容易造成信息失真，以致影響工作質(zhì)量。當然不能狹隘地理解精簡原則，并非機構(gòu)越少越好，凡獨立單位都要設(shè)置必要的秘書機構(gòu)，而必要的層次也是為了解決管理幅度過寬的問題，精簡機構(gòu)就是將機構(gòu)設(shè)置、人員編制控制在最合理、最必要的限度內(nèi)，使秘書機構(gòu)輕便靈活、高效運轉(zhuǎn)。

鑒于目前秘書機構(gòu)設(shè)置差異甚大，有關(guān)部門也可以考慮制定有關(guān)規(guī)范，逐步解決秘書機構(gòu)名稱、數(shù)目、規(guī)格、層次、人數(shù)的不統(tǒng)一，克服上下左右難以對口聯(lián)系的弊端，使秘書機構(gòu)的設(shè)置逐步走上規(guī)范化的道路。

(二)科學化原則

秘書機構(gòu)除了合法，還要合理，這就是遵循客觀規(guī)律，設(shè)置盡可能適應(yīng)工作需要的機構(gòu)，這便是它的科學化原則。設(shè)置要合理，必須做到：

1.組織結(jié)構(gòu)要科學

秘書機構(gòu)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)必須遵循機關(guān)管理的客觀規(guī)律，設(shè)置合理的層次和部門，分管有關(guān)工作，不能隨意增加層次、增設(shè)科室，要使其內(nèi)部組織協(xié)調(diào)一致，形成一個完美的整體，能高效運轉(zhuǎn)，很好地適應(yīng)服務(wù)領(lǐng)導的需要。從現(xiàn)狀看，秘書機構(gòu)智囊系統(tǒng)比較薄弱，信息系統(tǒng)不夠健全，協(xié)調(diào)系統(tǒng)不夠完善，而事務(wù)性系統(tǒng)過分繁復，這些都需要調(diào)整到最佳的結(jié)構(gòu)狀態(tài)，以保證真正起到參謀助手的作用。

2.職責確定要科學

我國各級機關(guān)、各類部門工作性質(zhì)不同，秘書部門在確定工作職責和服務(wù)范圍時，應(yīng)該和相應(yīng)的領(lǐng)導機關(guān)相適應(yīng)，根據(jù)機關(guān)特點來確定職責，如權(quán)力機關(guān)的貫徹落實工。

作，監(jiān)督機關(guān)的檢查督促工作，業(yè)務(wù)部門的綜合工作，都應(yīng)該確定工作的側(cè)重點，同時確定職責，還要考慮到秘書機構(gòu)因任務(wù)不定、職責不明，會造成忙閑不均，出現(xiàn)無人管或人人管的不協(xié)調(diào)局面，應(yīng)對工作職責作科學的確定。

3.人員配備要科學

各類秘書機構(gòu)在人員配備上要根據(jù)實際情況來確定，人員過多，或人手短缺，同樣都會影響秘書工作效率。人員配備還要講究“群體優(yōu)化”，注意機構(gòu)內(nèi)人員之間知識的互補、心理的協(xié)調(diào)、才能的配合、性格的組合及年齡梯次的安排等。