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機關管理

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1.什么是機關管理[1]

機關管理是指對機關各項工作,采取種種措施加以管束和調理。它屬于機關自身管理的具體工作,是完成行政機關各項工作的重要保證。行政機關一般均設有機關事務管理的專門機構,如辦公廳、辦公室等。它們是行政機關管理的主體部門。

從廣義上說,機關管理是“—切行政技術的活動,是利用科學的方法,有計劃的,有效率的,有技術的規(guī)劃、管制、聯系、協(xié)調和運用機關的組織、人員、設備、物財和經費,作適時、適地、適人、適事的處理,以提高行政效率,發(fā)展機關業(yè)務,達成機關的使命”??梢姡瑥V義的機關管理,實質上是行政機關的—切管理活動。狹義的機關管理,是指行政機關內部辦公室事務的管理活動。

2.機關管理的內容

1、對辦公環(huán)境的管理。為公務人員辦公提供一個良好的工作環(huán)境,包括辦公用房的規(guī)劃、設計、分配;室內家具、機具和用品的布置,室內光線及墻壁顏色的調配;聲音及噪聲管制;室內空氣清潔度、溫度的控制,對周圍環(huán)境的美化與整理等。

2、后勤管理。通過對后勤機構和工作的一系列管理,為行政機關的行政活動提供服務。

3、財務管理。通過合理使用行政經費,把有限的財力用在最需要的地方。包括經費的領撥、使用、管理、監(jiān)督等。區(qū)分經費的使用范圍,限制經費的使用數額,從而達到既辦事又節(jié)約的目的。

4、會議管理。通過確定、審批、準備、舉行會議等過程,控制會議數量,提高會議質量。

5、文書、檔案管理。對公務文書及其檔案進行管理,達到推行業(yè)務、服務工作的目的。

6、工作制度與工作秩序的管理。對機關各項業(yè)務活動進行系統(tǒng)分析,設置科學的辦事程序制度,達到提高行政效率的目的。

7、對機關成員的管理。通過提高成員的責任心和積極性,協(xié)調和處理好人際關系,使成員忠于職守,積極完成所承擔的工作。

3.機關管理的原則

1、效率原則。行政機關合理利用本部門的人才、物力、財力,以達到較好的行政效率。

2、制度化原則。在行政機關管理的各個方面,制定出合理的制度,使管理工作有章可循,便于監(jiān)督檢查。

3、精簡原則。行政機關根據實際需要設置辦事機構和人員,簡化辦事程序,提高工作效率,杜絕官僚主義。

4、廉潔原則。行政機關公務人員應廉潔奉公,不得濫用職權、以權謀私、貪污腐化,否則要繩之以法。

4.機關管理作用

1、機關管理提供基礎性工作條件,保障行政管理各項職能活動的順利進行。行政管理各項活動的開展均離不開基礎性工作條件,包括信息的收集、整理、加工、傳遞,辦公用品的購置、管理、發(fā)放,行政人員衣、食、住、行的合理安排等。離開了相應的秘書、財務、物資等項管理工作,行政領導人員的決策、計劃組織、指揮、協(xié)調、控制等項活動也無法進行,更談不上具體活動的開展。

2、機關管理使行政領導者和一般行政人員能夠充分利用和節(jié)約時間資源,提高工作效率。有效的機關管理為行政管理人員提供優(yōu)質服務,創(chuàng)造良好工作條件和工作環(huán)境,把行政領導人員從瑣碎的事務中解脫出來,使他們能夠合理安排和使用有限的時間資源,合理確定工作程序,集中精力有條不紊地開展工作。

3、機關管理促進行政決策的科學化。機關管理并不承擔行政決策任務,但行政決策的整個過程都和機關管理密切相關,有效的機關管理促進行政決策的科學化。這是因為,在行政決策制訂階段,機關管理肩負著提供及時、全面、準確的行政信息,向行政領導人員提供建議和方案的職責;在行政決策實施階段,機關管理肩負著及時反饋信息,協(xié)助行政領導人員對決策進行調整或追蹤決策職責。機關管理提供和反饋信息的質量,提供建議和方案的有效性,直接影響著行政決策的科學化水平。

4、機關管理是加強行政組織自身管理,切實搞好廉政勤政建設,樹立政府良好形象的重要途徑。各級政府機關對行政權力的行使產生直接影響,而且在行政組織內部擁有相應的物財分配與處理權。有效的機關管理對行政權力的行使發(fā)揮積極作用,促進行政權力在既定軌道上高效運行,促進行政目標的實現,能夠合理分配和運用物財資源,發(fā)揮它們應有的作用。同時,由于機關處于特殊的樞紐地位,機關管理工作具有較強的群眾性,直接影響政風和社會風氣,關系到政府社會形象的塑造。

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