庫存材料是指公司(部門)在日常經營活動過程中將要消耗的材料或物料,及以備出售的商品.

在編制年度決算報告前要進行全面清查外,在年度中間還要分不同情況,對材料進行清查盤點,重點抽查或定期清查.當保管人員工作變動時,也要進行盤點,并據(jù)以辦理交接手續(xù).

庫存材料清查采用實地盤點的方式,由資產管理部門會同財務部與材料管理人員共同進行,通過點數(shù),過磅等實地盤點方法確定實存數(shù)量.在確定材料實際結存數(shù)量的同時,還應查明造成材料短缺,積壓等方面的原因.

庫存材料清查的結果,應編制"庫存材料盤點報告表","庫存材料盤點報告表"要詳細列明各種材料的賬面數(shù),實存數(shù),盤盈盤虧的數(shù)量和金額以及盤盈盤虧的原因.經審批后交財務部進行賬務處理.

庫存材料的自然損耗,應根據(jù)本公司(部門)的具體情況規(guī)定一個合理的損耗范圍.對超規(guī)定的損耗部分,則應根據(jù)具體情況進行不同的處理,若超定額損耗的材料可查出有關責任人,則應由責任人負責賠償,屬于保險責任范圍內的,應向保險公司索賠.

行政單位庫存材料雖然較少，但要根據(jù)工作需要設專職或兼職人員管理，每年至少清點一次。如發(fā)生盤虧、盤盈，應當查明原因，作為增加或減少當期支出的會計處理。

購入、有償調入的庫存材料，分別以購價、調撥價及其運雜費入賬。材料采購、運輸過程中的差旅費等不計入材料價格，直接作為有關支出處理。出庫材料可以根據(jù)其實際情況，采用先進先出法或加權平均法確定其成本。

行政單位庫存材料的核算，可通過“庫存材料”賬戶。本賬戶屬于資產類賬戶，其借方登記入庫材料的實際成本，貸方登記發(fā)出材料的實際成本，期末借方余額表示庫存材料的實際成本。年終借方余額結轉下年。該賬戶按材料的類別、品種等有關項目設置明細賬，進行明細分類核算，并根據(jù)材料入庫、出庫單逐筆登記。

下面舉例說明行政單位庫存材料的核算。

【例】某行政單位發(fā)生以下業(yè)務：

1.某行政單位以轉賬支票支付購買備用的修理材料計15 000元，并以現(xiàn)金支付差旅費260元，材料驗收入庫。根據(jù)有關憑證編制會計分錄如下：

借：庫存材料——甲材料 15 000

貸：銀行存款 15 000

借：經費支出——公務費 260

貸：現(xiàn)金 260

2.某行政單位修理設備領用材料價值5 000元，根據(jù)有關憑證編制會計分錄如下：

借：經費支出——公務費 5 000

貸：庫存材料——甲材料 5 000

3.某月對庫存進行盤點時，發(fā)現(xiàn)甲材料盤盈600元，報經單位領導批準，作為增加庫存材料減少當期經費支出處理。根據(jù)有關憑證編制會計分錄如下：

借：庫存材料——甲材料 600

貸：經費支出——公務費 600

4.盤點時發(fā)現(xiàn)庫存材料乙材料短缺500元，報經單位領導批準，作為減少庫存材料、增加當期支出處理。根據(jù)有關憑證編制會計分錄如下：

借：經費支出——公務費 500

貸：庫存材料——乙材料 500