銷售發(fā)貨環(huán)節(jié)主要通過出庫單記錄和管理數(shù)據(jù)。出庫單可以分成銷售出庫單、材料出庫單、其他出庫單等。銷售出庫單是指對外發(fā)生銷售業(yè)務，將貨物發(fā)送給客戶方時所填制的出庫單據(jù)。材料出庫單是指生產(chǎn)領(lǐng)用材料時所填制的出庫單據(jù)。其他出庫單通常是處理銷售和生產(chǎn)領(lǐng)料以外的其他事項，如行政部門領(lǐng)用非生產(chǎn)、非銷售用材料等。

該文件用于存放出庫單數(shù)據(jù)，其結(jié)構(gòu)可以在初始化時由用戶自己設定。常用的結(jié)構(gòu)如表1所示。

說明：

(1)在企業(yè)管理中，出庫單也是由供應部門負責輸入和管理，財務部門只是稽核和利用它進行出庫核算。

(2)料單—ID是出庫單文件的惟一性標志。同入庫單文件中的料單—ID一樣，這里的該字段表示料單錄入的時間次序，并且出庫單和入庫單的料單—ID共用同一隨機數(shù)列，以表示人出庫業(yè)務的先后次序。

(3)工程產(chǎn)品代碼的主要用途是用來歸集工程儼品的材料成本。

(4)客戶代碼、客戶名稱在對外銷售材料時使用，相對應的用途名稱可設為銷售。

出庫單證主要是指提貨單，它是向倉庫提取貨品的正式憑證。在倉儲企業(yè)中，貨品出庫的主要有用戶自提和送貨兩種不同方式。

(一)提貨方式下的出庫單證流轉(zhuǎn)

自提是提貨人持提貨單來倉庫提貨的出庫形式。賬務人員在收到提貨單后，經(jīng)審核無誤，向提貨人開具貨品出門證，出門證上列有每張?zhí)嶝泦蔚木幪枴３鲩T證的第一聯(lián)交給提貨人，賬務人員將根據(jù)出門證的另一聯(lián)和提貨單在貨品明細賬出庫記錄欄內(nèi)登賬，并在提貨單上簽名，批注出倉噸數(shù)和結(jié)存噸數(shù)，將提貨單傳給倉管員發(fā)貨。提貨人憑出門證向發(fā)貨員領(lǐng)取所提商品，待貨付訖，倉管員應蓋付訖章并簽名，同時將提貨單返回賬務人員。提貨人憑出門證提貨出門，并將出門證交給門衛(wèi)。門衛(wèi)在每天下班前應將出門證交給賬務人員，賬務人員憑此與已經(jīng)回籠的提貨單號碼和所編代號逐一核對。如果發(fā)現(xiàn)提貨單或出門證短少，應該立即追查，不得拖延。

(二)送貨方式下的出庫單證流轉(zhuǎn)

在送貨方式下，一般是采用先發(fā)貨后記賬的形式。提貨單隨同送貨單經(jīng)內(nèi)部流轉(zhuǎn)到倉庫后，一般是直接送給理貨員，而不先經(jīng)過賬務人員。理貨員接單后，經(jīng)過理單、編寫儲區(qū)代號，分送給倉管員發(fā)貨，待貨發(fā)訖后再交給賬務人員記賬。采用其他的出庫方式，其單證的流轉(zhuǎn)與賬務的處理過程也基本相同。取樣和移庫對于貨主單位而言并不是貨品的銷售和調(diào)撥，但對倉庫來說卻是一筆出庫業(yè)務。貨主單位簽發(fā)的取樣單和移庫單也是倉庫發(fā)貨的正式憑證，它們的流轉(zhuǎn)和賬務處理程序與提貨單基本相同。貨品的過戶，對于倉庫來說，貨品并不移動，只是所有權(quán)在貨主單位之間轉(zhuǎn)移。所以，過戶單可以代替入庫通知單，開給過入單位儲存憑證，并另建新賬務，即作入庫處理；對過出單位來說，等于所有貨品出庫。