函電談判是指通過(guò)郵政、電傳、傳真等途徑進(jìn)行磋商，尋求達(dá)成交易的書(shū)面談判方式。函電談判方式與電話(huà)談判方式有相同之處，也有不同之處：兩者都是遠(yuǎn)距離、不見(jiàn)面的磋商，但一個(gè)是用文字表達(dá)而另一個(gè)則是用語(yǔ)言來(lái)表達(dá)。函電談判方式在國(guó)際貿(mào)易的商務(wù)談判中使用最普遍、最頻繁，但在國(guó)內(nèi)貿(mào)易的商務(wù)談判中則較少使用。

函電談判作為傳統(tǒng)的書(shū)面談判方式，有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

1.優(yōu)點(diǎn)

(1) 方便、準(zhǔn)確。函電談判的電傳、傳真是現(xiàn)代化通訊手段，如同電話(huà)一樣具有方便、及時(shí)、快速的特點(diǎn)，即使是用函件的往來(lái)，也是簡(jiǎn)便易行的。而且，在函電談判方式中，來(lái)往的電傳、信函都是書(shū)面形式，絕不會(huì)出現(xiàn)電話(huà)中的錯(cuò)聽(tīng)、 誤解等現(xiàn)象。 來(lái)往函電做到了白紙黑字，準(zhǔn)確無(wú)誤。

(2) 有利于談判決策。函電談判方式所提供的談判的內(nèi)容都是書(shū)面文字，既不像面對(duì)面談判方式那樣必須當(dāng)面決策，有較充裕的時(shí)間思考，又便于談判雙方各自臺(tái)前、臺(tái)后人員進(jìn)行充分的討論和分析，甚至可以在必要時(shí)向有關(guān)專(zhuān)家咨詢(xún)、請(qǐng)教，從而有利于慎重決策。

(3) 材料齊全、有據(jù)可查。函電談判方式可以充分利用文字、圖表來(lái)表達(dá)，使談判內(nèi)容較之電話(huà)談判方式要全面、豐富。而且，談判雙方經(jīng)過(guò)了反復(fù)多次的函電磋商，這些來(lái)往的函電就是今后達(dá)成交易、簽訂合同的原始憑證，有根有據(jù)，便于存查，具有一定的法律效力。

(4) 省時(shí)、低成本。由于函電談判方式是借助于郵政、電訊手段來(lái)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離談判，使談判人員可以坐鎮(zhèn)企業(yè)而無(wú)須四處奔波，一來(lái)省時(shí)，二來(lái)省去了差旅費(fèi)等。因此，函電談判方式的費(fèi)用開(kāi)支要比面對(duì)面談判方式少。

此外，函電談判方式中的談判人員是不見(jiàn)面的。雙方談判代表可以不考慮談判對(duì)手的身份、地位、個(gè)性等，從而把主要的精力集中到交易條件的磋商上，成交較為理性。

2.缺點(diǎn)

(1) 函電談判方式用書(shū)面文字溝通，有可能出現(xiàn)詞不達(dá)意的情況，使談判對(duì)方耗時(shí)揣摩。如果因此造成談判雙方各有不同解釋?zhuān)蜁?huì)引起爭(zhēng)議和糾紛。 (2) 談判雙方代表不見(jiàn)面， 就無(wú)法通過(guò)觀察對(duì)方的語(yǔ)態(tài)、 表情、情緒以及習(xí)慣動(dòng)作等來(lái)判斷對(duì)方的心理活動(dòng)，從而難以運(yùn)用語(yǔ)言與非語(yǔ)言技巧。

此外，談判雙方缺少了面對(duì)面的接觸，討論問(wèn)題往往不深入、細(xì)致，彼此印象、情感也不深刻。

函電談判是一種書(shū)面談判的方式。

1.函電的結(jié)構(gòu)

函電談判方式的函電，一般包括：

(1) 標(biāo)題。其基本要求包括函電的擬寫(xiě)與處理兩個(gè)方面。

標(biāo)題即函電的題目或函電的名稱(chēng)。標(biāo)題是函電內(nèi)容的集中和概括，標(biāo)題要求簡(jiǎn)明、確切，不要文不對(duì)題。標(biāo)題和函電內(nèi)容應(yīng)互相對(duì)應(yīng)。

(2) 編號(hào)。 編號(hào)即函件所標(biāo)的 “字”、“號(hào)”?！白帧贝戆l(fā)文單位，“號(hào)”代表發(fā)文次序。對(duì)函電進(jìn)行編號(hào)，是為了收文和發(fā)文單位便于分類(lèi)登記和進(jìn)行查詢(xún)。

(3) 收文單位。收文單位及行文單位的對(duì)象，函電送達(dá)的單位。

(4) 正文。正文是函電的主要部分。正文一般由三部分組成：

①開(kāi)頭。 正文的開(kāi)頭多從發(fā)函的原因?qū)懫穑?便于對(duì)方了解發(fā)函的原委，文字要求簡(jiǎn)明扼要。

②主體部分。主體是函電最重要的部分。它的任務(wù)是闡述發(fā)函的目的和要求，一定要做到目的清楚、要求明確，即充分表達(dá)己方的意圖、要求和條件，又使對(duì)方清楚明白、一目了然。

③結(jié)尾。結(jié)尾有兩種方法：或是主體寫(xiě)完即可結(jié)尾，或者寫(xiě)兩句與主體相照應(yīng)的話(huà)以加深印象。商務(wù)函電有慣用的結(jié)束語(yǔ)，如“特此函達(dá)”、“特此函復(fù)”、“即請(qǐng)函復(fù)”、“候復(fù)”等。在結(jié)束語(yǔ)之后，也可以寫(xiě)上一些客套用語(yǔ)，如“謹(jǐn)祝商安”、“商棋”、“財(cái)祺”等。

(5) 附件。隨函電發(fā)出的銷(xiāo)售合同、協(xié)議、報(bào)價(jià)單、發(fā)票、單據(jù)等都作為附件處理， 附在函電之后寄發(fā)。 附件的名稱(chēng)、號(hào)碼、件數(shù)必須寫(xiě)清楚，寫(xiě)在函電的末尾。

(6) 發(fā)文單位、日期、蓋章。 在函電末尾， 或者在附件下一行偏右處，寫(xiě)上發(fā)文單位名稱(chēng)，單位名稱(chēng)下編寫(xiě)明發(fā)函年、月、日。在日期上面加蓋發(fā)文單位的印章，加蓋印章是表示對(duì)發(fā)函嚴(yán)肅負(fù)責(zé)，有些函件則需單位負(fù)責(zé)人簽名才有效。

2.函電的擬寫(xiě)

要把各種各樣的商務(wù)談判函電寫(xiě)好，就要努力實(shí)現(xiàn)以下各項(xiàng)要求：

(1) 函電要符合政策法規(guī)、風(fēng)俗習(xí)慣等，特別是對(duì)外商務(wù)函電要充分體現(xiàn)我國(guó)對(duì)外商務(wù)的各項(xiàng)方針政策。這是寫(xiě)好函電的基礎(chǔ)和指導(dǎo)思想，也是我們搞好國(guó)際商務(wù)、發(fā)展對(duì)外商務(wù)的有利保證。

(2) 要講究策略，積極主動(dòng)地開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)。函電洽談貿(mào)易，要視客戶(hù)條件、貨源情況等，針對(duì)不同情況靈活對(duì)待；在處理爭(zhēng)議和糾紛時(shí)，要針對(duì)不同情況，采用不同對(duì)策。

(3) 函電書(shū)寫(xiě)要正確、及時(shí)，每次函電的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)正確、完整。對(duì)交易磋商、簽訂合同協(xié)議、處理爭(zhēng)議問(wèn)題等各類(lèi)函電，都要抓緊時(shí)間及時(shí)處理，不能拖延，以免喪失良機(jī)，造成經(jīng)濟(jì)上的損失或帶來(lái)不良影響。

3.函電的處理

商務(wù)函電面廣、量大、內(nèi)容復(fù)雜、時(shí)間性強(qiáng)，因此對(duì)函電的處理應(yīng)當(dāng)做到有計(jì)劃、分步驟、不積壓、不遺漏、不出差錯(cuò)。要想把商務(wù)談判函電的處理工作做好，我們還應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn)：

(1) 閱讀電文，吃透含義認(rèn)真閱讀電文。吃透原文含義是處理函電的第一步，也是最重要的一步。 完成這項(xiàng)工作的程序應(yīng)當(dāng)是： 接到商務(wù)函電后先將函電全文通讀一遍，選出其中較為重要和急需處理的部分仔細(xì)閱讀，必要時(shí)要查閱有關(guān)的檔案和資料，以便進(jìn)行深入全面的分析，吃透函電原意，最后考慮并擬定處理意見(jiàn)。

(2) 分清輕重緩急。處理各種商務(wù)談判函電時(shí)應(yīng)把握的原則是：急件即辦，重要件及時(shí)辦，一般件不積壓。在步驟上，一般是先處理電報(bào)、電傳，然后處理時(shí)間性較強(qiáng)的函件和洽談成交的主要客戶(hù)的來(lái)函，最后處理一般性函件。

(3) 加強(qiáng)聯(lián)系。商務(wù)交易一般都是由貨源、儲(chǔ)運(yùn)、包裝、財(cái)務(wù)等眾多部門(mén)和單位協(xié)同完成的。函電的處理和落實(shí)涉及到許多單位和部門(mén)，因此必須加強(qiáng)與各單位、各部門(mén)之間的聯(lián)系，避免工作脫節(jié)，以免引起糾紛，造成經(jīng)濟(jì)損失。

函電談判作為商務(wù)談判的一種具體形式，其程序應(yīng)該說(shuō)與商務(wù)談判程序是一致的，即也都包含著始談、摸底、僵持、讓步和促成五個(gè)環(huán)節(jié)。但是，函電談判作為國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中經(jīng)常使用的一種談判方式，其程序又有獨(dú)特的內(nèi)涵。按照國(guó)際貿(mào)易慣例，函電談判一般包括五個(gè)環(huán)節(jié)，即詢(xún)盤(pán)、發(fā)盤(pán)、還盤(pán)、接受和簽訂合同。

1.詢(xún)盤(pán)

詢(xún)盤(pán)（Inquiry）又稱(chēng)探盤(pán)， 是指談判一方大致地詢(xún)問(wèn)另一方（或多方）是否具有供應(yīng)或購(gòu)買(mǎi)某種商品的條件，只是了解一下供求情況，以衡量一下對(duì)方的實(shí)力和需求。具體而詳盡的交易條件是在雙方溝通的基礎(chǔ)上進(jìn)一步磋商。詢(xún)盤(pán)多由商品的賣(mài)方發(fā)出，但買(mǎi)方也可根據(jù)自己的需要發(fā)出詢(xún)盤(pán)。例如：從你方9月5日的來(lái)信中我們注意到你們希望和我們發(fā)展紡織品貿(mào)易。在研究過(guò)貴公司產(chǎn)品目錄之后，我們對(duì)貨號(hào)為510和514的兩款臺(tái)布感興趣， 請(qǐng)報(bào)最低的CIF廣州價(jià)為感，并注明可供數(shù)量及最早交貨期。如價(jià)格合理、質(zhì)量令人滿(mǎn)意，我們將長(zhǎng)期大量訂購(gòu)。

詢(xún)盤(pán)的目的主要是尋找合適的買(mǎi)主或賣(mài)主，而不是同買(mǎi)主或賣(mài)主正式進(jìn)行談判，不具有約束力。盡管如此，詢(xún)盤(pán)時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，仔細(xì)考慮，在同一時(shí)間對(duì)同一地區(qū)的客商詢(xún)盤(pán)不宜太多，否則對(duì)日后交易合作會(huì)造成不好的影響。

2.發(fā)盤(pán)

發(fā)盤(pán)（Offer）又稱(chēng)要約， 是談判的一方因想出售或購(gòu)買(mǎi)某項(xiàng)商品，而向談判的另一方提出買(mǎi)賣(mài)該商品的各種交易條件，并表示愿意按這些交易條件成交。通常發(fā)盤(pán)是由賣(mài)方發(fā)出的。由于發(fā)盤(pán)是由買(mǎi)賣(mài)雙方中的一方給另一方提出交易條件和要求，所以發(fā)盤(pán)有兩個(gè)關(guān)系人，一個(gè)是發(fā)盤(pán)人，另一個(gè)是受盤(pán)人。若一項(xiàng)發(fā)盤(pán)是由賣(mài)方發(fā)出，賣(mài)方就是發(fā)盤(pán)人，而買(mǎi)方就是受盤(pán)人，反之亦然。按照發(fā)盤(pán)人對(duì)其發(fā)盤(pán)在受盤(pán)人接受后，是否承擔(dān)訂立合同的法律責(zé)任來(lái)劃分，發(fā)盤(pán)可分為實(shí)盤(pán)和虛盤(pán)。在函電方式的商務(wù)談判中，搞清楚實(shí)盤(pán)和虛盤(pán)的法律含義對(duì)談判雙方都是非常重要的。

(1) 實(shí)盤(pán)。實(shí)盤(pán)（Firm Offer）是對(duì)發(fā)盤(pán)人有約束力的發(fā)盤(pán)，也就是發(fā)盤(pán)人在一定限期內(nèi)愿意按所提條件達(dá)成交易的肯定表示，發(fā)盤(pán)內(nèi)容具有達(dá)成交易的全部必要條件，而且發(fā)盤(pán)人在規(guī)定的有效時(shí)限內(nèi)，受發(fā)盤(pán)的約束，即未經(jīng)受盤(pán)人的同意不得撤回或修改，受盤(pán)人在有效時(shí)期內(nèi)若無(wú)異議地接受，合同即告成立，交易也就達(dá)成了。實(shí)盤(pán)有三個(gè)基本條件：

①各項(xiàng)交易條件詳盡、清楚、明確；

②注明所發(fā)的盤(pán)是實(shí)盤(pán)；

③明確發(fā)盤(pán)的有效時(shí)限。

實(shí)盤(pán)內(nèi)容的完整肯定，對(duì)受盤(pán)人比較有吸引力，可以促使受盤(pán)人從速做出決定，達(dá)成交易。

例如：謝謝你們2月20日對(duì)大豆的詢(xún)盤(pán)。作為答復(fù)，茲發(fā)盤(pán)如下：

品名：河北大豆，1999年產(chǎn)

質(zhì)量：一級(jí)

數(shù)量：500公噸

價(jià)格：每公噸360美元，CIF倫敦價(jià)

包裝：新麻袋裝，每袋凈重約50公斤

支付：不可撤銷(xiāo)的信用證

交貨日期：收到信用證之后1個(gè)月裝運(yùn) 該發(fā)盤(pán)為實(shí)盤(pán)，以你方答復(fù)在3月15日前到達(dá)我方為有效。

(2) 虛盤(pán)。 虛盤(pán)（Offer Without　Engagement）就是發(fā)盤(pán)人所作的非承諾性表示，不具約束力。對(duì)虛盤(pán)，發(fā)盤(pán)人可以隨時(shí)撤回或修改、變更內(nèi)容，受盤(pán)人即使對(duì)虛盤(pán)表示接受，也需要經(jīng)過(guò)發(fā)盤(pán)人的最后確認(rèn)，才能成為雙方都具有約束力的合同。

虛盤(pán)一般有三個(gè)特點(diǎn)：

①發(fā)盤(pán)中有回旋余地，常用 “以我方最后確認(rèn)為準(zhǔn)” 等術(shù)語(yǔ)加以說(shuō)明；

②發(fā)盤(pán)的內(nèi)容不明確，不作肯定的表示；

③缺少主要交易條件。

虛盤(pán)對(duì)發(fā)盤(pán)人較靈活，可以根據(jù)市場(chǎng)變化修改交易條件，選擇合適的對(duì)手。但是受盤(pán)人常常將其看做是一般的業(yè)務(wù)聯(lián)系而不加重視，因而不利于達(dá)成交易。

例如：9月5日詢(xún)盤(pán)收悉。 茲報(bào)100公噸葵花籽，1999年產(chǎn)，雜質(zhì)不超過(guò)3％，含油量不低于88％，每公噸CIF價(jià)700美元， 新麻袋裝，每袋凈重約23公斤，11月份裝船， 憑不可撤銷(xiāo)信用證付款， 該報(bào)價(jià)以貨未售出為準(zhǔn)。綠豆暫無(wú)貨。

3.還盤(pán)

還盤(pán)（Counter Offer）是指受盤(pán)人在接到發(fā)盤(pán)后， 不能完全同意發(fā)盤(pán)人在發(fā)盤(pán)中所提的交易條件，為了進(jìn)一步磋商，對(duì)發(fā)盤(pán)提出修改意見(jiàn)的一種表示。如受盤(pán)人一旦還盤(pán)，原發(fā)盤(pán)即失去效力，原發(fā)盤(pán)人也不再受原發(fā)盤(pán)的約束，還盤(pán)也就成了新的發(fā)盤(pán)。

商務(wù)談判中，如果原發(fā)盤(pán)人對(duì)受盤(pán)人發(fā)出的還盤(pán)提出新的建議，并再發(fā)給受盤(pán)人，做再還盤(pán)。在國(guó)際商務(wù)的函電談判中，一筆生意的談判往往要經(jīng)過(guò)多次還盤(pán)和再還盤(pán)，像談判桌上進(jìn)行多次討價(jià)還價(jià)一樣，當(dāng)然也有接到實(shí)盤(pán)后不作還盤(pán)而直接接受簽約的，就像口頭談判桌上一拍即合的情況。

4.接受

接受（Acceptance）又稱(chēng)承諾，是受盤(pán)人完全同意對(duì)方的發(fā)盤(pán)或還盤(pán)的全部?jī)?nèi)容所作的表示。根據(jù)《聯(lián)合國(guó)國(guó)際貨物銷(xiāo)售公約》規(guī)定，一項(xiàng)有效的接受，應(yīng)具備下列三個(gè)條件：

①接受必須是由受盤(pán)人或特定的法人做出，才具有效力，第三者做出的接受不具有法律效力；

②接受的內(nèi)容或條件應(yīng)與發(fā)盤(pán)（或還盤(pán)）相符，這樣才表明就交易條件達(dá)成一致；

③接受必須在有效期內(nèi)表示，才有法律效力，過(guò)期接受或遲到接受，都無(wú)法律效力。

例如：茲確認(rèn)接受我方訂購(gòu)100公噸葵花籽，每公噸700美元CIFILagos，12月裝船。隨函寄去我方第GD964號(hào)銷(xiāo)售確認(rèn)書(shū)一式二份，請(qǐng)簽退一份以便存卷。請(qǐng)盡早開(kāi)立以我方為受益人的信用證，以便及時(shí)安排裝運(yùn)。信用證條款必須與合同條款嚴(yán)格相符，以免日后不必要的修改。

5.簽訂合同

簽訂合同（To sign a contract）是一場(chǎng)商務(wù)談判的尾聲。買(mǎi)賣(mài)雙方通過(guò)交易談判，一方的發(fā)盤(pán)或還盤(pán)被另一方接受后，交易即告達(dá)成。但在商品交易中，通常通過(guò)簽訂書(shū)面合同予以確認(rèn)。

合同經(jīng)雙方簽字后即告成立，具有法律性約束力，買(mǎi)賣(mài)雙方都應(yīng)當(dāng)遵守和執(zhí)行合同中的各項(xiàng)內(nèi)容，否則任何一方違背合同內(nèi)容都要承擔(dān)法律責(zé)任。

簽訂書(shū)面合同：一般地說(shuō)，大宗商品和重要的機(jī)器設(shè)備，均須使用正式合同；一般商品或成交額不大的交易，多使用“銷(xiāo)售確認(rèn)書(shū)”。書(shū)面合同的正本，一般都是一式二份，經(jīng)交易雙方簽署后，各方保留一份。