按談判的語(yǔ)言交往渠道或表達(dá)方式，經(jīng)濟(jì)談判可分為口頭談判和書(shū)面談判兩種。

書(shū)面談判是雙方利用文字或圖表，比如通過(guò)信函、電報(bào)、電傳等形式進(jìn)行的談判。書(shū)面談判主要適用于有經(jīng)常性經(jīng)濟(jì)交往活動(dòng)的談判，產(chǎn)品批量大而供應(yīng)范圍廣的購(gòu)銷談判以及遠(yuǎn)距離談判等。

由于書(shū)面談判和口頭談判兩種談判形式各有利弊，因此，在實(shí)際工作中，常把兩種談判結(jié)合在一起使用。有的在一般情況下采取書(shū)面談判的交易，在特殊情況下也可以改用口頭談判；經(jīng)常有交往的雙方，在原先雙方約定的交易條件不變時(shí)，具體一筆交易就可以用書(shū)面談判，而當(dāng)情況和上述交易條件發(fā)生變化時(shí)，就需要在一起會(huì)晤，進(jìn)行口頭談判。

但不論采取哪種形式，只要是通過(guò)談判達(dá)成協(xié)議，一般都要簽訂書(shū)面合同。即使書(shū)面談判，也不例外。比如與老客戶采用電報(bào)方式洽談時(shí)，有的條件不一定一一列出，如不可抗力、仲裁、異議索賠，甚至商檢、包裝、支付方式等，但在交易達(dá)成時(shí)，必須簽訂合同，而且所有的交易條件都要寫(xiě)入合同。

書(shū)面談判具有準(zhǔn)備充分、談判成本低及間接性等特點(diǎn)。

1、準(zhǔn)備充分、資料詳實(shí)。雙方事先都以書(shū)面形式提供了議事日程、談判內(nèi)容、所提建議、愿意承擔(dān)的義務(wù)等，這些都經(jīng)過(guò)詳細(xì)的研究。這樣，雙方就有比較充足的時(shí)間考慮對(duì)方的提議，可促使談判過(guò)程早日完成。

2、談判成本低。由于書(shū)面談判一般不需要談判人四處奔走，只需花費(fèi)通訊費(fèi)，而不需花費(fèi)差旅費(fèi)和招待費(fèi)，因此談判費(fèi)用開(kāi)支要比口頭談判費(fèi)用開(kāi)支節(jié)省得多。

　　3、間接性。由于具體的談判人員互不見(jiàn)面，雙方可以不考慮談判人員的身份，把主要精力集中在雙方條件的洽談上，從而避免因談判者的級(jí)別、身份不對(duì)等而影響談判的開(kāi)展和交易的達(dá)成。

一般應(yīng)規(guī)定對(duì)方答復(fù)的有效期限，書(shū)面談判方式可以使雙方對(duì)問(wèn)題有比較充足的考慮時(shí)間。在談判過(guò)程中有時(shí)間同自己的助手、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行討論和分析，有益于慎重決策。書(shū)面談判一般不需要談判者四處奔走，可以坐鎮(zhèn)企業(yè)，向國(guó)內(nèi)外許多單位發(fā)出信函、電報(bào)，并對(duì)不同客戶的回電進(jìn)行分析比較，從中選出對(duì)自己最有利的交易對(duì)象。

由于具體的談判人員互不見(jiàn)面，他們互相代表的是本企業(yè)，雙方都可不考慮談判人員的身份，把主要的精力集中在交易條件的洽談上，從而避免因談判者的級(jí)別、身份不對(duì)等而影響談判的開(kāi)展和交易的達(dá)成。

此外，由于書(shū)面談判只花費(fèi)通訊費(fèi)用，不花費(fèi)差旅費(fèi)和招待費(fèi)，因而談判費(fèi)用開(kāi)支較少。

當(dāng)然，書(shū)面談判也有不足之處。

• 書(shū)面談判多采用信函、電報(bào)等方式，文字要求精練，如果文不達(dá)意，容易造成雙方理解差異，引起爭(zhēng)議和糾紛；
• 由于雙方的代表不見(jiàn)面，因而無(wú)法通過(guò)觀察對(duì)方的語(yǔ)態(tài)、表情、情緒以及習(xí)慣動(dòng)作等來(lái)判斷對(duì)方的心理活動(dòng)，從而難以運(yùn)用行為語(yǔ)言技巧達(dá)到溝通意見(jiàn)的效果；
• 書(shū)面談判所使用的信函、電報(bào)需要郵電、交通部門的傳遞，如果這些部門發(fā)生故障，則會(huì)影響雙方的聯(lián)系，甚至喪失交易的時(shí)機(jī)。

鑒于書(shū)面談判有其局限性，所以它多適用于雙方經(jīng)常有交易活動(dòng)的談判，以及跨地區(qū)、跨國(guó)界的談判。

為了發(fā)揮書(shū)面談判的作用，有利于對(duì)方了解自己的交易要求，作為賣方，可以把事先印好的具有一定格式的表單寄給客戶，表單上比較詳細(xì)地反映賣方商品的名稱、規(guī)格、價(jià)格、裝運(yùn)等條件，可以使客戶對(duì)賣方的交易意圖有一個(gè)全面、清楚的了解，避免因文字表達(dá)不周而引起的誤解。同時(shí)，談判雙方都要認(rèn)真、迅速、妥善處理回函和來(lái)函，能達(dá)成的交易要迅速通知對(duì)方，不要貽誤時(shí)機(jī)，即使不能達(dá)成的交易也要委婉地答復(fù)，搞好與客戶的關(guān)系，“生意不成人情在”。書(shū)面談判最忌諱的是函件處理不及時(shí)，也忌諱有求于人時(shí)喪失企業(yè)的品格，而人求我時(shí)冷眼相待，這不僅關(guān)系到企業(yè)購(gòu)銷活動(dòng)的持續(xù)開(kāi)展，而且關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)作風(fēng)和商業(yè)信譽(yù)。

綜上所述，書(shū)面談判形式有利有弊。談判形式利用的好壞，完全在于對(duì)各種談判形式掌握得如何，應(yīng)根據(jù)交易的需要和各種談判形式的特點(diǎn)加以正確選擇。在實(shí)際工作中，不要把兩種談判形式截然分開(kāi)，可以把它們結(jié)合起來(lái)，取其所長(zhǎng)，避其所短。在一般情況下適用書(shū)面談判的交易，在特殊情況下也可以改用口頭談判。在實(shí)際工作中，既要正確選擇又要靈活運(yùn)用談判形式。

值得注意的是，只要是通過(guò)談判達(dá)成交易，無(wú)論是采取口頭談判，還是采取書(shū)面談判，都必須簽訂書(shū)面合同。交易談判的內(nèi)容煩瑣而復(fù)雜，每項(xiàng)內(nèi)容都關(guān)系到雙方的經(jīng)濟(jì)利益，把談判的結(jié)果用書(shū)面合同反映出來(lái)，就會(huì)加強(qiáng)簽約雙方的責(zé)任心，促使雙方按照合同辦事。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，發(fā)生糾紛，也有據(jù)可查，便于公平合理處理問(wèn)題，簽訂書(shū)面合同對(duì)口頭談判的作用顯而易見(jiàn)，因?yàn)椤翱谡f(shuō)無(wú)憑”，要“立據(jù)為證”。同樣，書(shū)面談判的成交也要以合同為證，雖然在書(shū)面談判的過(guò)程中，也采用書(shū)面形式，但這只是反映談判過(guò)程的情況，而不能表明成交的確立。