控制職能
1.什么是控制職能
控制??刂剖谴偈菇M織的活動按照計劃規(guī)定的要求展開的過程??刂坡毮苁前凑占榷ǖ哪繕恕⒂媱澓蜆藴?,對組織活動各方面的實際情況進行檢查和考察,發(fā)現(xiàn)差距,分析原因,采取措施,予以糾正,使工作能按原計劃進行?;蚋鶕?jù)客觀情況的變化,對計劃作適當?shù)恼{(diào)整,使其更符合于實際。
(1)控制的目的——確保組織目標的實現(xiàn)。
(2)控制的過程——確定業(yè)績目標、標準或指標;考核實際業(yè)績;比較實際業(yè)績與選擇標準;評估結(jié)果,如果沒有達到標準的話,采取糾正行動。
通過控制,管理者監(jiān)督和評估組織的戰(zhàn)略(計劃職能的產(chǎn)物)和組織的結(jié)構(gòu)(組織職能的產(chǎn)物)是否如預(yù)期的那樣發(fā)揮著作用,如何改進它們,以及如果它們不能發(fā)揮作用,應(yīng)該怎樣對其進行修正。
2.控制職能的實行條件
一有明確的執(zhí)行標準,如數(shù)量、定額、指標、規(guī)章制度、政策等;
二是及時獲得發(fā)生偏差的信息,如報表、簡報、原始記錄、口頭匯報等;
三是糾正偏差的有效措施。缺少任何一個條件,管理活動便會失去控制。
3.控制職能的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
(1)控制的目標體系:是控制系統(tǒng)存在的前提,也是控制系統(tǒng)的依據(jù)??刂频哪繕梭w系和組織的目標體系是相輔相成的。
(2)控制的主體:組織中控制主體是各級管理者及其職能部門,其作用是非常關(guān)鍵的。一般地說,中、低層管理者主要進行常規(guī)的、例行的、程序化的的控制,而高層管理者則主要是進行非常規(guī)的、例外的、非程序化的控制。
(3)控制的客體:組織中的控制客體是整個的組織活動,包括組織中的資源(如人、財、物、時間、空間、信息),也包括組織活動的內(nèi)容(如對各級組織機構(gòu)、活動過程、生產(chǎn)過程)。值得注意的是,控制客體有兩個共同特點,一是控制客體有多種發(fā)展的可能性,二是控制主體可以在這行可能性中進行選擇,可見控制是與事物發(fā)展的可能性密切相關(guān)。
(4)控制的方法與手段體系:主要包括控制的機構(gòu)、控制的手段、控制的方法等幾個方面的內(nèi)容。
4.控制職能的基本方式
1.控制時間:任何任務(wù)的完成都必須具有時限性,節(jié)省時間是提高工作效率的重要途徑。
2.控制數(shù)量:心中有數(shù),才能統(tǒng)觀全局,全局上的很多指標是通過數(shù)量反映出來的。
3.控制質(zhì)量:以質(zhì)量求生存是重要的經(jīng)營之道,沒有質(zhì)量就沒有數(shù)量,沒有質(zhì)量就沒有效益。
4.控制安全:人身安全、財產(chǎn)安全、資料安全。
5.控制職能工作的基本原理和要求
1.控制工作的基本原理:
(1)反映計劃要求原理;
(2)組織適宜性原理;
(3)控制關(guān)鍵點原理;
(4)控制趨勢原理;
(5)例外原理,著力解決重大問題;
(6)直接控制原理。
2.有效控制的要求:
(1)控制系統(tǒng)應(yīng)與控制者的個體情況相一致;
(2)控制工作應(yīng)確定客觀標準;
(3)控制工作應(yīng)具有靈活性;
(4)控制工作應(yīng)講究經(jīng)濟效益;
(5)控制工作應(yīng)有糾正措施;
(6)控制工作應(yīng)具有全局觀念;
(7)控制工作應(yīng)面向未來。