項目文檔管理，是指在一個系統(tǒng)(軟件)項目開發(fā)進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常，文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視，當發(fā)現(xiàn)其重要性時，往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

項目文檔管理涉及范圍廣泛，其內(nèi)容會根據(jù)項目的不同而有所變化。這里將重點討論金融計算機軟件開發(fā)項目中的文檔管理。

首先要了解文檔管理的行業(yè)標準。目前ISO認證的企業(yè)通用管理規(guī)范為軟件系統(tǒng)開發(fā)提供了通用的管理規(guī)定和行業(yè)標準，它涉及文檔管理的整個生命周期。細分文檔的生命周期，一般包括：創(chuàng)建、審批、發(fā)布、修改、分發(fā)、簽收、追繳、歸檔、廢止與恢復(fù)這樣幾個環(huán)節(jié)。那么當企業(yè)需要按照ISO建立標準的文檔管理規(guī)范時，將從何入手昵?

對此，首先要將文檔分為普通紙質(zhì)文檔和電子文檔兩類來討論。通常情況，在一個項目中都會確定專門或兼職的項目文檔管理員。對于紙質(zhì)文檔，文檔管理員只需要關(guān)心如何將其較好地分類歸檔并保存，而之前的各個環(huán)節(jié)則要由整個項目組共同把握。

就目前業(yè)界項目的開發(fā)情況來看，電子文檔使用較紙質(zhì)文檔更為方便、靈活、廣泛。對于電子文檔，我們大可不必頭疼如何管理其整個生命周期。VSS(Visual Source Safe)作為一種電子文檔管理工具給我們提供了完整的文檔管理功能，它覆蓋了文檔管理全生命周期各環(huán)節(jié)的管理要求。VSS通過客戶端／服務(wù)器(C／S)架構(gòu)收集整個項目組成員的各類文檔，通過管理員合理規(guī)劃管理，將電子文檔按目錄保存并同時提供給整個項目組的不同成員使用。因此對于文檔管理，重要的是如何規(guī)劃并制定出一套適合于自身項目的文檔管理規(guī)則。

作為管理完善的項目文檔，管理者完全可以依順它的軌跡看清整個項目進展的脈絡(luò)，同時通過對階段性文檔的把握使整個項目質(zhì)量得到很好的掌控。制定一套完整有序的項目文檔管理規(guī)定十分必要，其作用有以下6個方面。

其一，它是項目管理者了解開發(fā)進度、存在的問題和預(yù)期目標的管理依據(jù)。第二，大多數(shù)軟件開發(fā)項目會被劃分成若干個任務(wù)，并由不同的組去完成。文檔管理則是不同小組任務(wù)之間聯(lián)系的重要憑證。第三，可提供完整的文檔，保證了項目開發(fā)的質(zhì)量。第四，項目文檔是系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關(guān)人員了解系統(tǒng)如何工作的培訓(xùn)與參考資料；第五，項目文檔將為系統(tǒng)維護人員提供維護支持；第六，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項目的開發(fā)資源。

現(xiàn)在大多數(shù)金融、通信企業(yè)為了更好的服務(wù)客戶、準確掌握自身數(shù)據(jù)，都在不遺余力地建立數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)。企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫(EDW)從籌建項目組到軟件開發(fā)建設(shè)再到系統(tǒng)上線維護，基本涉及了軟件項目建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，對文檔管理提出了比較全面的要求。以下就EDW建設(shè)為例做作進一步探討。

首先要借助VSS軟件建立項目文檔管理服務(wù)器以保存所有的項目文檔。其次，項目保存的文檔要涵蓋項目管理、項目調(diào)研、項目開發(fā)、項目應(yīng)用、系統(tǒng)管理、系統(tǒng)測試驗收、項目培訓(xùn)、版本控制、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、用戶手冊、系統(tǒng)上線等整個項目周期。然而從項目管理者的親身體會來講，這些文檔的保存往往是混亂無序，無法快捷地獲得所需信息。究其原因，項目組在系統(tǒng)開發(fā)過程中雖然重視了文檔的保存，但卻忽視了文檔的管理。文檔歸檔沒有正式的管理要求，缺少文檔提交的依據(jù)和規(guī)則。最后是建立文檔管理規(guī)定。

以EDW項目為例，未建立文檔管理的情況如圖1所示。由于沒有統(tǒng)一的文檔管理規(guī)定，項目小組只對自己負責的項目文檔熟悉。此外，無論是項目小組成員還是項目經(jīng)理都對自己需要的其他文檔的保存地點、文檔名稱等信息缺乏了解，無法及時獲取重要文檔。因此，項目經(jīng)理根本無法從項目文檔把握項目進展情況。

制定了文檔管理規(guī)定后的情況如圖2所示。由于項目文檔管理員按照規(guī)定對文檔進行管理，因此項目經(jīng)理及小組成員都能快速得到自己所需的各類文檔。同時，項目經(jīng)理還可以很清晰地透過項目文檔把握項目進展情況。

從各行業(yè)以及每個項目的個性出發(fā)，需要管理者結(jié)合實際情況制訂出適合自身的文檔管理規(guī)定。(軟件文檔管理指南》和《計算機軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南 (以下統(tǒng)稱《指南》)為我們提供了相關(guān)的指導(dǎo)。首先要明確關(guān)于軟件項目文檔的具體分類?！吨改?中提出文檔從重要性和質(zhì)量要求方面可以分為非正式文檔和正式文檔；從項目周期角度可分為開發(fā)文檔、產(chǎn)品文檔、管理文檔；更細致一點還可分為l4類文檔文件，具體有：可行性研究報告、項目開發(fā)計劃、軟件需求說明書、數(shù)據(jù)要求說明書、概要設(shè)計說明書、詳細設(shè)計說明書、數(shù)據(jù)庫設(shè)計說明書、用戶手冊、操作手冊、模塊開發(fā)卷宗、測試計劃、測試分析報告、開發(fā)進度月報、項目開發(fā)總結(jié)報告。這樣的分類細化了項目進度中各個階段所需管理的文檔。

其次需要將項目文檔進行歸類整理。下面對EDW項目組文檔情況與 軟件文檔管理指南 進行對比分析(見表1)。通過對比可以看出，沒有規(guī)范管理的EDW項目組文檔存在以下4方面的問題。

問題1：項目組在開發(fā)初期針對業(yè)務(wù)部門和科技部門進行了需求及信息調(diào)研，可以覆蓋部分軟件需求和數(shù)據(jù)需求說明書的內(nèi)容，但卻缺少業(yè)務(wù)部門對項目需求描述和變更的文檔記錄。這部分文檔需建立相應(yīng)目錄予以保存。

問題2：對于設(shè)計說明，在系統(tǒng)比較復(fù)雜的情況下，設(shè)計階段應(yīng)分解成概要設(shè)計和詳細設(shè)計兩個步驟。目前EDW項目組只對ETL模塊提供了概要設(shè)計說明書，并沒有單獨的存放目錄，而是同其他設(shè)計文檔混亂地放在一起。對于比較復(fù)雜的應(yīng)用開發(fā)項目，應(yīng)將這兩種設(shè)計說明文檔分目錄管理。

問題3：在項目測試驗收中，項目組沒有要求將測試計劃文檔和測試結(jié)果報告進行規(guī)檔，而只重視了測試過程中的問題文檔，因此無法掌控測試進度與質(zhì)量。

問題4：EDW項目組的工作分為模型設(shè)計、ETL、集市應(yīng)用3個工作小組，對應(yīng)的文檔管理需要圍繞這3個主題進行。其中模型設(shè)計和ETL都是數(shù)據(jù)倉庫項目實施的模塊，而集市應(yīng)用則包括了建立在數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上的小項目開發(fā)。因此，文檔管理也應(yīng)該針對這3個部分不同的性質(zhì)制定管理規(guī)則。

通過表l中的對比分析，針對EDW文檔管理存在的問題，EDW項目組最終依據(jù)通用規(guī)則建立了正式的項目文檔管理規(guī)定。具體規(guī)定有以下5點。

(1)將文檔分為兩大部分提交管理：項目常規(guī)文檔和項目歸檔文檔。常規(guī)文檔的提交和使用根據(jù)項目組內(nèi)部小組成員任務(wù)的不同進行權(quán)限劃分；項目歸檔文檔由項目管理主管(或項目文檔管理員)將項目中的重要文檔從常規(guī)文檔中進行分類歸檔。

(2)常規(guī)文檔管理目錄分為項目日常管理文檔和項目流程管理文檔。

(3)日常管理文檔包括項目報告、會議紀要、項目管理模板、重大問題跟蹤、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。項目報告又可分為個人周報、小組周報、項目周報、項目簡報，項目簡報。并都按照不同目錄進行分類管理。

(4)提交完整的項目開發(fā)、應(yīng)用開發(fā)流程文檔。一般包括：項目計劃、業(yè)務(wù)需求說明書、數(shù)據(jù)需求說明書、模塊、應(yīng)用開發(fā)文檔、系統(tǒng)測試文檔、詳細設(shè)計文檔、系統(tǒng)測試文檔、用戶手冊、上線文檔、培訓(xùn)資料、系統(tǒng)運行維護等。

(5)所有項目組成員均建立VSS軟件環(huán)境下的對應(yīng)用戶，各自擁有對以上各類文檔的讀、寫、增加、刪除權(quán)限。由各項目小組長保證提交已保存文檔的質(zhì)量；由文檔管理員或項目經(jīng)理整體把握項目文檔在各階段的提交情況(見表2)。

項目文檔管理規(guī)范制定好之后，關(guān)鍵在于大家要“依規(guī)執(zhí)行”，使雜亂無章的存放模式變得井井有條。