會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。通過會計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。

會計(jì)檔案的特點(diǎn)是工作量大、面廣、專業(yè)性強(qiáng)。會計(jì)檔案是原始性憑證和直接性憑證。它記時(shí)記事真實(shí)，有的時(shí)候不需要借助其它任何材料就能直接說明問題，通過充分的、系統(tǒng)的、全面的利用會計(jì)檔案材料，全面衡量經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢，更好地制定工作計(jì)劃和對將來的工作進(jìn)行科學(xué)預(yù)測。

會計(jì)檔案在單位正常的工作、生產(chǎn)和科研等方面，具有不可低估的利用價(jià)值。主要是：

(一)會計(jì)檔案可以為制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、進(jìn)行可行性研究、科學(xué)的經(jīng)濟(jì)決策提供各種有用信息，為研究指導(dǎo)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)和可比性資料。

(二)會計(jì)檔案對保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)，監(jiān)督國家財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的執(zhí)行情況，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動和反對不正之風(fēng)，有著重要的作用。

(三)會計(jì)檔案是管理經(jīng)濟(jì)活動的歷史真實(shí)記錄，是研究社會經(jīng)濟(jì)文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的可靠史料。

(四)會計(jì)檔案是機(jī)關(guān)工作、企業(yè)管理的必要手段和工具，也是儲備會計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。

1、各單位對歷年來形成和積累的會計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門按照要求負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔，檔案業(yè)務(wù)部門給予協(xié)助，分別按會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報(bào)表及其保管期限裝訂成冊，按年度分冊編制會計(jì)檔案案卷目錄，并由經(jīng)辦人簽名蓋章，確保會計(jì)檔案資料完整無缺。

2、會計(jì)部門或經(jīng)辦的會計(jì)人員，年度結(jié)束后，即應(yīng)整理、立卷、歸檔。

3、會計(jì)檔案分類要按照會計(jì)檔案形成規(guī)律和本身的特點(diǎn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，采取以下方法。

一是按年度— — 名稱分類法。即把一年度形成的會計(jì)檔案按報(bào)表、帳簿、憑證分成三大類，然后分別組成保管單位案卷1。這種方法適用于會計(jì)檔案較少的單位。

二是按年度—— 保管期限分類法。即把一個(gè)年度形成的會計(jì)檔案按保管期限分開，然后再按報(bào)表、帳簿、憑證分別組成案卷，這種方法一般適用于會計(jì)檔案數(shù)量較多的單位。

三是有幾種不同性質(zhì)的會計(jì)檔案的單位可采取年度—— 性質(zhì)分類法。把一個(gè)年度的會計(jì)檔案先按不同性質(zhì)分開，然后再按報(bào)表、帳簿、憑證分別組成案卷。

4、對會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表，應(yīng)根據(jù)時(shí)間順序、種類、保管期限進(jìn)行整理裝訂。裝訂時(shí)清除金屬物，填寫單位名稱，種類名稱，年度、類別、頁數(shù)、冊數(shù)，并注明卷(冊)號和保管期限。會計(jì)檔案案卷的卷(冊)號和保管期限，會計(jì)檔案案卷的排列，可按照單位會計(jì)檔案的分類情況和保管期限確定。

5、會計(jì)檔案定期向本單位綜合檔案室移交。會計(jì)部門或會計(jì)人員除當(dāng)年仍在記錄的以外，一般不得自行保存會計(jì)檔案。應(yīng)編制會計(jì)檔案移交清冊，對會計(jì)檔案的數(shù)量、年代、完整程度和利用價(jià)值情況附必要的說明。移交時(shí)，交接雙方要逐一清點(diǎn)核對，以分清責(zé)任和防止差錯(cuò)，確保一個(gè)單位案卷編號不亂，簡單明了，正確、完整、清楚。

6、填寫會計(jì)檔案目錄要認(rèn)真。會計(jì)憑征票據(jù)多，內(nèi)容復(fù)雜，只需填寫會計(jì)檔案目錄，不抄卷內(nèi)目錄。

7、編號排列要合理。會計(jì)憑證的編號排列要從實(shí)際情況出發(fā)。如果一年中形成的會計(jì)憑證數(shù)量較多，可用小流水號方法按年度進(jìn)行排列編號。

l、建立健全會計(jì)檔案人員崗位責(zé)任制，不斷完善會計(jì)制度法制化，維護(hù)會計(jì)檔案的完整與安全。

2、會計(jì)檔案要設(shè)專室、專柜、專人進(jìn)行管理。要進(jìn)行系統(tǒng)的會計(jì)檔案分類、編號、排列、上架，為利用提供方便。

3、各單位的會計(jì)檔案必須根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的要求進(jìn)行管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。會計(jì)檔案存放的庫房和裝具，嬰符合防火、防盜、防塵、防蟲、防潮、防高溫要求，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，要建立定期檢查制度，嚴(yán)防毀損、散失、泄密。

4、撤銷、合并、破產(chǎn)倒閉單位和建設(shè)單位完工后停建的會計(jì)檔案，應(yīng)隨同單位的全部檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)一并移交相應(yīng)檔案館保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名蓋章。

5、各單位保存的會計(jì)檔案應(yīng)積極為本單位或外單位提供利用。本單位內(nèi)部查閱會計(jì)檔案，須經(jīng)主管會計(jì)工作的負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)，外單位查閱會計(jì)檔案，要持有單位正式介紹信，并經(jīng)本單位主管會計(jì)工作的負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn)．才能查閱。

6、查閱會計(jì)檔案的人員必須愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)在檔案材料上涂改或作其它標(biāo)記，更不得抽撤、更換案卷任何材料。需要復(fù)印、復(fù)制、摘抄的會計(jì)檔案，須經(jīng)檔案保管人員審查、簽字，并經(jīng)單位主管會計(jì)的負(fù)責(zé)同志審閱批準(zhǔn)，才能交給需要的單位或個(gè)人。所有會計(jì)檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊并應(yīng)按限歸還，借出和歸還時(shí)都要認(rèn)真檢查核對。

l、各單位應(yīng)定期對已超過保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由財(cái)會部門和檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)同志負(fù)責(zé)，成立鑒定小組，由熟悉業(yè)務(wù)的會計(jì)人員具體實(shí)施。檔案人員協(xié)助指導(dǎo)，鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出鑒定報(bào)告，對于確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，要編造銷毀清冊，上報(bào)核準(zhǔn)后才能銷毀。銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門和會計(jì)部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對，并報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。 毀后，在銷毀清冊上注明銷毀的日期并簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。

2、會計(jì)檔案的保管期限應(yīng)按財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限保管，對一些重要憑汪應(yīng)永久保存。

1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編。這是一種綜合性編研材料，就是利用會計(jì)檔案各方面數(shù)據(jù)信息，將本單位建立以來的與本單位經(jīng)濟(jì)管理、經(jīng)營活動較密切的全部數(shù)據(jù)按若干項(xiàng)目匯集成冊，以供黨政領(lǐng)導(dǎo)全面、系統(tǒng)地掌握本單位各方面情況，為綜合地分析經(jīng)營活動，為領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策，提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

2、重要數(shù)據(jù)匯集。在地區(qū)經(jīng)濟(jì)工作中，各方面數(shù)據(jù)非常多，可從中摘錄出考核區(qū)、鎮(zhèn)優(yōu)劣的八大經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，編制成表，以便領(lǐng)導(dǎo)綜合地了解和掌握地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律。

3、階段性資金活動分析表。這是一種階段性的編研材料。它給領(lǐng)導(dǎo)從某一階段經(jīng)營情況來研究本單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展概況，或與某一階段經(jīng)濟(jì)活動規(guī)律進(jìn)行對比，以總結(jié)一個(gè)區(qū)、鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展或經(jīng)營的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

4、歷年經(jīng)濟(jì)效益曲線圖。這是一種比較單純且非常明了的編研材料?？梢灾苯訌那€圖上看出全區(qū)(鎮(zhèn))經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展的變化規(guī)律，哪些年發(fā)展得快，哪些年發(fā)展得慢．一目了然。