訂單處理
目錄
1.訂單處理概述
所謂訂單處理,就是由訂單管理部門(mén)對(duì)客戶的需求信息進(jìn)行及時(shí)的處理,這是物流活動(dòng)的關(guān)鍵之一。是從客戶下訂單開(kāi)始到客戶收到貨物為止,這一過(guò)程中所有單據(jù)處理活動(dòng),與訂單處理相關(guān)活動(dòng)的費(fèi)用屬于訂單處理費(fèi)用。
2.訂單處理系統(tǒng)的特點(diǎn)
訂單處理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)是:
(1)能夠迅速有效地處理大量數(shù)據(jù)。
(2)能夠進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)編輯處理,確保正確性、時(shí)效性。
(3)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和積累。
(4)可以提高數(shù)據(jù)處理的速度進(jìn)而加速業(yè)務(wù)的時(shí)程。
3.訂單處理流程
訂單處理是企業(yè)的一個(gè)核心業(yè)務(wù)流程,包括訂單準(zhǔn)備、訂單傳遞、訂單登錄、按訂單供貨、訂單處理狀態(tài)跟蹤等活動(dòng)。訂單處理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)顧客服務(wù)目標(biāo)最重要的影響因素。改善訂單處理過(guò)程,縮短訂單處理周期,提高訂單滿足率和供貨的準(zhǔn)確率,提供訂單處理全程跟蹤信息,可以大大提高顧客服務(wù)水平與顧客滿意度,同時(shí)也能夠降低庫(kù)存水平,在提高顧客服務(wù)水平的同時(shí)降低物流總成本。
- 一般的訂單處理過(guò)程主要包括五個(gè)部分:
- ①訂單準(zhǔn)備;
- ②訂單傳遞;
- ③訂單登錄;
- ④按訂單供貨;
- ⑤訂單處理狀態(tài)追蹤。
1.訂單準(zhǔn)備
訂單準(zhǔn)備是指搜集所需產(chǎn)品或服務(wù)的必要信息和正式提出購(gòu)買要求的各項(xiàng)活動(dòng)。
2.訂單傳輸
傳送訂單信息是訂單處理過(guò)程中的第二步,涉及訂貨請(qǐng)求從發(fā)出地點(diǎn)到訂單錄入地點(diǎn)的傳輸過(guò)程。訂單傳輸可以通過(guò)兩種基本方式來(lái)完成:人工方式和電子方式。
3、訂單錄入
- 訂單錄入指在訂單實(shí)際履行前所進(jìn)行的各項(xiàng)工作,主要包括:
- (1)核對(duì)訂貨信息(如商品名稱與編號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等)的準(zhǔn)確性;
- (2)檢查所需商品是否可得;
- (3)如有必要,準(zhǔn)備補(bǔ)交貨訂單或取消訂單的文件;
- (4)審核客戶信用;
- (5)必要時(shí),轉(zhuǎn)錄訂單信息:
- (6)開(kāi)具賬單。
4.訂單履行
- 訂單履行是由與實(shí)物有關(guān)的活動(dòng)組成的,主要包括:
- 訂單處理的先后次序可能會(huì)影響到所有訂單的處理速度,也可能影響到較重要訂單的處理速度。這里可借鑒優(yōu)先權(quán)法則:
- (1)先收到,先處理。
- (2)使處理時(shí)間最短。
- (3)預(yù)先確定順序號(hào)。
- (4)優(yōu)先處理訂貨量較小、相對(duì)簡(jiǎn)單的訂單。
- (5)優(yōu)先處理承諾交貨日期最早的訂單。
- (6)優(yōu)先處理距約定交貨日期最近的訂單。
5.訂單跟蹤
- 訂單處理過(guò)程的最后環(huán)節(jié)是通過(guò)不斷向客戶報(bào)告訂單處理過(guò)程中或貨物交付過(guò)程中的任何延遲,確保優(yōu)質(zhì)的客戶服務(wù)。具體包括:
- (1)在整個(gè)訂單周轉(zhuǎn)過(guò)程中跟蹤訂單;
- (2)與客戶交換訂單處理進(jìn)度、訂單貨物交付時(shí)間等方面的信息。
圖:訂單處理過(guò)程涉及的要素
4.不同生產(chǎn)方式的訂單處理模式
- 1.訂貨生產(chǎn)方式的訂單處理。
- (1)銷售部在同意客戶訂單之前,必須了解生產(chǎn)部門(mén)的生產(chǎn)設(shè)計(jì)能力,獲得生產(chǎn)部門(mén)的確認(rèn)。
- (2)銷售部在接到客戶的訂單樣品及詢價(jià)單價(jià)后,將樣品交由設(shè)計(jì)部門(mén)設(shè)計(jì)打樣。
- (3) 市場(chǎng)部根據(jù)制作完成的產(chǎn)品樣品,與生產(chǎn)部門(mén)討論制造流程及可能需要的生產(chǎn)日程后,擬定樣品成本分析報(bào)告,呈報(bào)核準(zhǔn)。
- (4)銷售部將制作完成的產(chǎn)品樣品及設(shè)計(jì)圖樣交給客戶,由其認(rèn)可并商議交貨期。
- (5)客戶同意交貨期,并同意接受所制成的樣品后,則由銷售部組織報(bào)價(jià)工作。
- (6)若客戶對(duì)樣品不滿意,則由設(shè)計(jì)部門(mén)依據(jù)客戶意見(jiàn),再予修改。
- (7)若客戶不同意交貨期,則由銷售部與生產(chǎn)部及生產(chǎn)作業(yè)部門(mén)研究后,再與客戶洽商。交貨期的確定,必須協(xié)調(diào)客戶需求與企業(yè)的生產(chǎn)能力。
- (8 )客戶同意樣品及交貨期后,銷售部根據(jù)樣品成本分析報(bào)告,再加上運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、各項(xiàng)費(fèi)用及預(yù)期利潤(rùn),算出售價(jià),并列表呈總經(jīng)理核準(zhǔn)。
- (9)總經(jīng)理同意并簽字后,由銷售部負(fù)責(zé)承辦人員向客戶報(bào)價(jià)。
- (10 )若客戶接受報(bào)價(jià),銷售部接到客戶正式訂單后,首先檢查訂單各項(xiàng)條件齊全與否,訂購(gòu)內(nèi)容是否清楚,若有涂改應(yīng)蓋章注記。
- 2.訂單處理中的估價(jià)與報(bào)價(jià)。訂單的估價(jià),必須遵守企業(yè)相關(guān)規(guī)定,對(duì)關(guān)鍵事項(xiàng)嚴(yán)格掌握:
- (1)品名、規(guī)劃、數(shù)量及合同金額。
- (2)具體的付款條件:付款日期、付款地點(diǎn)、付款方式等
- (3)除特殊情況以外,從訂單受理到交貨之間的期限。
- (4)交貨地點(diǎn)、運(yùn)送方式、距離最近的車站等交貨條件。
- (5)售后服務(wù)條款等。
5.訂單處理中的估價(jià)與報(bào)價(jià)
訂單的估價(jià),必須遵守企業(yè)相關(guān)規(guī)定,對(duì)關(guān)鍵事項(xiàng)嚴(yán)格掌握:
(1)品名、規(guī)劃、數(shù)量及合同金額。
(2)具體的付款條件:付款日期、付款地點(diǎn)、付款方式等
(3)除特殊情況以外,從訂單受理到交貨之間的期限。
(4)交貨地點(diǎn)、運(yùn)送方式、距離最近的車站等交貨條件。
(5)售后服務(wù)條款等。
6.訂單處理與整個(gè)物流系統(tǒng)的協(xié)調(diào)
訂單的重要特征表現(xiàn)在訂單大小、訂單時(shí)間以及訂單統(tǒng)計(jì)的相關(guān)特性等要素。
- 企業(yè)為了提高物流效率,降低不必要的成本,在訂單類型分析的基礎(chǔ)上,對(duì)特定商品設(shè)定最低訂單量。
- 在價(jià)格折扣能產(chǎn)生效應(yīng)的情況下,一種或數(shù)種產(chǎn)品的降價(jià)會(huì)使物流量相對(duì)集中。
- 在實(shí)行價(jià)格折扣時(shí)必須充分考慮物流量與生產(chǎn)、流通及物流系統(tǒng)的均衡問(wèn)題。