流程圖是流經(jīng)一個系統(tǒng)的信息流、觀點流或部件流的圖形代表。在企業(yè)中，流程圖主要用來說明某一過程。這種過程既可以是生產(chǎn)線上的工藝流程，也可以是完成一項任務(wù)必需的管理過程。

例如，一張流程圖能夠成為解釋某個零件的制造工序，甚至組織決策制定程序的方式之一。這些過程的各個階段均用圖形塊表示，不同圖形塊之間以箭頭相連，代表它們在系統(tǒng)內(nèi)的流動方向。下一步何去何從，要取決于上一步的結(jié)果，典型做法是用“是”或“否”的邏輯分支加以判斷。

流程圖是揭示和掌握封閉系統(tǒng)運動狀況的有效方式。作為診斷工具，它能夠輔助決策制定，讓管理者清楚地知道，問題可能出在什么地方，從而確定出可供選擇的行動方案。

流程圖的常用符號標(biāo)記為了使流程圖所表達(dá)的內(nèi)容能為他人準(zhǔn)確、全面地理解，需要在繪制工作中使用通用、統(tǒng)一的流程圖符號標(biāo)記。目前，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)等機(jī)構(gòu)已有流程圖符號方面的標(biāo)準(zhǔn)可作為繪制依據(jù)，如在實際工作中需要使用這一標(biāo)準(zhǔn)以外的圖形等符號，應(yīng)考慮其通用性，盡量采用社會上已有并通用的，在必須創(chuàng)新的情況下，應(yīng)在圖中注明這些符號的含義與用法，并注意在同一圖中和以后的繪圖實際中保持必要的連續(xù)性，以減少不必要的符號種類。下圖列舉了最常見的流程圖符號。

流程圖的繪制工作一般由三個階段總計12個步驟組成。

(1)第一階段：準(zhǔn)備階段。

這個階段包括選擇繪制對象、組織準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)采集、分列步驟四個具體步驟。

①選擇對象——確定繪制哪個流程的流程圖，什么類型的流程圖。

②組織準(zhǔn)備——組成專門小組，對小組成員進(jìn)行流程圖相關(guān)基本知識與技能的培訓(xùn)。

③數(shù)據(jù)采集——收集所有相關(guān)資料信息。

(2)第二階段：識別階段。

這個階段包括確認(rèn)目標(biāo)、確認(rèn)部門、確認(rèn)起止點、確認(rèn)輸入/輸出四個具體步驟。

①確認(rèn)目標(biāo)——明確流程設(shè)計或優(yōu)化的具體目標(biāo)。

②確認(rèn)部門——識別流程所涉及的全部部門(或崗位)，把步驟安排在這些部門(崗位)之下。

③確認(rèn)起止點——尋找流程的起始點與終結(jié)點。

④確認(rèn)輸入/輸出——確定各個節(jié)點上信息資料的輸入/輸出，即需要引入什么文件資料，需要形成什么文件資料。

(3)第三階段：繪制階段。

這個階段包括：形成草圖、修改核實、加入說明、正式定稿四個具體步驟。

①形成草圖——動筆繪制圖形，填寫相應(yīng)文字標(biāo)記等。

②修改核實——反復(fù)征求各方的意見和反映，反復(fù)修改補(bǔ)充和完善，消除一切可能的錯漏。

③加入說明——形成有助于正確閱讀理解流程圖圖示的文字說明。

④正式定稿——經(jīng)反復(fù)征求各方面意見反映，特別是有關(guān)責(zé)任者批準(zhǔn)后，流程圖正式定稿。

流程圖實例圖

繪制流程圖并使其應(yīng)用于政府管理實踐是一種創(chuàng)造性地分析問題、解決問題的過程，因此，繪制者可根據(jù)自己的風(fēng)格及特定的需要，“自主”地實現(xiàn)這一過程，但如下一些事項需引起足夠注意。

(1)作為新流程設(shè)計成果的流程圖應(yīng)從系統(tǒng)流程圖的繪制開始，并首先從主要子系統(tǒng)(流程中的主要步驟)入手規(guī)劃，這些主要子系統(tǒng)或主要步驟指必然出現(xiàn)的、起關(guān)鍵性作用的組成部分。

(2)各種流程圖的流程方向應(yīng)在頁面上呈現(xiàn)由高至低、由左至右的一致性。

(3)使用在一定范圍內(nèi)通用、統(tǒng)一的符號標(biāo)記，圖形盡可能簡單，圖形中的文字務(wù)必簡要明確。一般情況下，一個處理框應(yīng)當(dāng)是一件獨立的工作或者事件。

(4)流程圖的結(jié)構(gòu)應(yīng)完整，除表格圖形外，還應(yīng)完整準(zhǔn)確地標(biāo)明標(biāo)題(即圖名)、作者、日期、文字說明、頁數(shù)、編號等。

(5)關(guān)注流程起始點與終結(jié)點。應(yīng)當(dāng)警惕起始點過早出現(xiàn)，因為這種情況的發(fā)生會使流程中的非關(guān)鍵步驟過細(xì)、過多，人為造成流程的不必要復(fù)雜性，妨礙人們對關(guān)鍵步驟的關(guān)注和正確認(rèn)識。還應(yīng)當(dāng)注意避免終結(jié)點的過早或者過晚出現(xiàn)，因為終結(jié)點過早出現(xiàn)意味著丟掉關(guān)鍵步驟，過晚出現(xiàn)則意味著流程中出現(xiàn)冗余的活動，這兩種情況都是有害的。

(6)盡量避免出現(xiàn)交叉的流動線路。

(7)以聯(lián)結(jié)線等形式減少線路的數(shù)量。

(8)盡最大的可能便于讀者閱讀。

使用流程圖需要考慮很多問題，如：

• 過程中是否存在某些環(huán)節(jié)，刪掉它們后能夠降低成本或減少時間？
• 還有其他更有效的方式構(gòu)造該流程嗎？
• 整個過程是否因為過時而需要重新設(shè)計？
• 應(yīng)當(dāng)將其完全廢棄嗎？

案例一：內(nèi)部會計控制流程圖的應(yīng)用^[2]

流程圖是對企業(yè)內(nèi)部會計控制流程的形象描述，企業(yè)內(nèi)部會計控制流程是依次貫穿于某項業(yè)務(wù)活動始終的基本控制步驟及相應(yīng)環(huán)節(jié)，通常同業(yè)務(wù)流程相吻合，主要由控制點組成。它應(yīng)該隨著企業(yè)內(nèi)部會計控制目標(biāo)和控制原則的變動不斷加以整合。

內(nèi)部會計控制流程圖的繪制程序，主要有以下幾點:

1、設(shè)計流程圖符號流程圖符號是流程圖的語言，它由一系列幾何圖形符號組成。目前，我們還沒有全國統(tǒng)一的流程圖符號，世界各國的流程圖符號也不一致。企業(yè)可以自行設(shè)計比較實用的流程圖符號，基本原則應(yīng)該是簡易、形象和公識?；镜牧鞒虉D符號至少應(yīng)該有憑證、賬薄、報表、作業(yè)(業(yè)務(wù)處理)、決策(A擇判斷)、保存、流程交叉、核對、流程線等，其中流程線是流程圖的主要構(gòu)成符號。

2、確定流程圖主線流程圖通常以業(yè)務(wù)流程為主線，并涉及分支流程走向，流程自始至終要前后銜接、流程通暢，也就是一種業(yè)務(wù)的流程從頭流到尾，不能出現(xiàn)流不通的情況。如上例企業(yè)支票簽發(fā)業(yè)務(wù)，從審核到開票再到登記最后到核對，就像會計帳務(wù)處理上的“承前頁”、“接下貢”一樣，流程通暢而有序。

3、確定流程的關(guān)鍵控制點依據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制的基本原理，流程圖應(yīng)通過重點反映控制點、關(guān)鍵控制點及其控制措施，來描述整個的業(yè)務(wù)過程，體現(xiàn)各種不相容職務(wù)的分離、不同級別的相互授權(quán)等原則。控制點尤其是關(guān)鍵控制點及其控制措施的選擇決定了企業(yè)內(nèi)部會計控制的成敗。

不同的業(yè)務(wù)反映的控制點、關(guān)鍵控制點不同，要求的控制措施也有區(qū)別，但相同的業(yè)務(wù)反映的控制點、關(guān)鍵控制點大同小異，企業(yè)在制定控制流程時，要認(rèn)真分析企業(yè)的主要業(yè)務(wù)，理順這些業(yè)務(wù)相互間的關(guān)系，做到相互交叉的業(yè)務(wù)控制點不會重復(fù)設(shè)置，對控制點的設(shè)置應(yīng)該體現(xiàn)精而準(zhǔn)的原則。如上圖企業(yè)支票簽發(fā)業(yè)務(wù)，審核、開票、登記、核對就是幾個關(guān)鍵的控制點，少了一個控制點，整個業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制就出現(xiàn)了較大的漏洞。