企業(yè)知識(shí)門戶
1.企業(yè)知識(shí)門戶概述
企業(yè)知識(shí)門戶是企業(yè)員工日常工作所涉及相關(guān)主題內(nèi)容的統(tǒng)一入口。通過它了解當(dāng)天的最新消息,工作內(nèi)容及所需的知識(shí)等。實(shí)時(shí)地與其他成員取得聯(lián)系、找到能提供幫助的專家或知識(shí)。知識(shí)門戶是企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效管理的重要工具和手段。
在國外,在產(chǎn)品解決方案方面,IBM、Sun、Microsoft、HP、Oracle和Sybase等大公司都開發(fā)出了各具特色的門戶產(chǎn)品。惠普、西門子、可口可樂、荷蘭銀行、加拿大帝國商業(yè)銀行(CIBC)、杜邦等很多大公司都已實(shí)施了企業(yè)門戶的項(xiàng)目。國內(nèi)的研究主要集中在門戶的特性研究、體系結(jié)構(gòu)和應(yīng)用技術(shù)等幾方面。國內(nèi)的軟件商正在努力尋求適合于中國國情的企業(yè)信息門戶與知識(shí)門戶戰(zhàn)略,并推進(jìn)其實(shí)施進(jìn)程。
在國內(nèi),計(jì)劃、建立、研究知識(shí)門戶的企業(yè)或部門微乎其微。已開發(fā)出來的門戶產(chǎn)品的功能也相對(duì)薄弱,知識(shí)化、智能化水平較低。嚴(yán)格意義上講都不是完備的知識(shí)門戶解決方案。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己實(shí)際需求,基于知名門戶產(chǎn)品或自主研發(fā),開發(fā)出性能更優(yōu)越,功能更全面,知識(shí)化、智能化水平更高的知識(shí)門戶系統(tǒng)。
2.企業(yè)建立知識(shí)門戶的必要性
1.企業(yè)需要知識(shí)管理
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,企業(yè)在競爭中對(duì)機(jī)會(huì)的把握,越來越取決于組織的智力和知識(shí)。特別的,在知識(shí)型企業(yè)和組織中,知識(shí)資產(chǎn)的價(jià)值遠(yuǎn)超過物質(zhì)資產(chǎn),是企業(yè)的核心競爭力。
如何有效的管理組織的智力和知識(shí)資產(chǎn),為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值,正逐步為各企業(yè)所重視。知識(shí)管理正是在這樣的商業(yè)背景驅(qū)動(dòng)下產(chǎn)生的。知識(shí)管理的內(nèi)容,包括對(duì)知識(shí)的清理、評(píng)估、監(jiān)督、規(guī)劃、學(xué)習(xí)、整合、存儲(chǔ)、創(chuàng)新、保護(hù)、獲取、共享、傳播等各個(gè)環(huán)節(jié)。
通過知識(shí)管理,企業(yè)通常希望實(shí)現(xiàn)如下商業(yè)目標(biāo):
- 鼓勵(lì)共享和交流,培育創(chuàng)新精神,進(jìn)而構(gòu)建構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織;
- 通過減少反應(yīng)時(shí)間,提升客戶服務(wù)質(zhì)量;
- 快速向市場提供產(chǎn)品和服務(wù)來提高收入;
- 識(shí)別雇員的知識(shí)價(jià)值,給以相應(yīng)報(bào)酬,從而提高雇員留職率;
- 減少多余或不必要環(huán)節(jié),讓流程自動(dòng)化,精簡操作,降低成本;
2.企業(yè)知識(shí)管理的困境
企業(yè)知識(shí)管理過程中,通常存在如下問題:
(1)知識(shí)分散難獲取
企業(yè)的大量知識(shí),分散保存在各個(gè)服務(wù)器、各個(gè)系統(tǒng),個(gè)人電腦,甚至個(gè)人的頭腦中。知識(shí)難以獲取,導(dǎo)致工作效率低下,工作出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)。知識(shí)缺乏全局的、系統(tǒng)的視圖,缺少關(guān)聯(lián),新員工上手難。
(2)地域分布難協(xié)同
組織中的各個(gè)部門、辦事處或子公司在地理上分散,導(dǎo)致溝通、知識(shí)共享和協(xié)同工作困難,流程運(yùn)轉(zhuǎn)不暢,工作效率低下。
(3)知識(shí)易流失
一些重要的知識(shí),還處于隱形知識(shí)形態(tài),僅僅位于少數(shù)員工的頭腦中,沒有顯性化沉淀下來。員工的流失,會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)知識(shí)的流失。
(4)知識(shí)資產(chǎn)難保護(hù)
知識(shí)的共享和保密是一個(gè)沖突。如何讓知識(shí)被正確的人獲取,同時(shí)減少管理的復(fù)雜性,是企業(yè)知識(shí)管理的一個(gè)難題。
(5)知識(shí)質(zhì)量難評(píng)估
知識(shí)不是靜態(tài)的,知識(shí)可能快速老化需要不斷更新。企業(yè)往往缺乏對(duì)知識(shí)質(zhì)量評(píng)估和有效性識(shí)別機(jī)制,過時(shí)的知識(shí)需要更新,錯(cuò)誤的知識(shí)需要剔除,同時(shí)能夠挖掘出優(yōu)質(zhì)的知識(shí)。
(6)員工排斥知識(shí)管理
額外的知識(shí)管理工作增加了員工的工作量,員工知識(shí)貢獻(xiàn)的積極性不高。這和公司的文化、制度也有關(guān)系。知識(shí)管理,必須讓知識(shí)工作者工作更容易才更容易推行。
(7)領(lǐng)導(dǎo)難管理
企業(yè)需要相關(guān)信息系統(tǒng)來簡化知識(shí)管理工作;同時(shí),通過知識(shí)管理的一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),對(duì)員工進(jìn)行評(píng)估考核,激勵(lì)員工貢獻(xiàn),構(gòu)建鼓勵(lì)知識(shí)貢獻(xiàn)的文化氛圍。
3.企業(yè)知識(shí)門戶的需求分析
1.業(yè)務(wù)需求分析
企業(yè)業(yè)務(wù)需求分析要明確企業(yè)知識(shí)門戶的用戶及他們?cè)诮M織里的角色,確定門戶用戶工作所需的業(yè)務(wù)內(nèi)容的種類。研究企業(yè)業(yè)務(wù)和服務(wù)內(nèi)容時(shí)候,是以調(diào)查問卷設(shè)計(jì)與填寫開始的。用戶分為企業(yè)內(nèi)部用戶和外部用戶。分析內(nèi)部用戶要研究組織結(jié)構(gòu),繪制組織結(jié)構(gòu)圖,對(duì)組織結(jié)構(gòu)中各個(gè)層次進(jìn)行分析,分析有哪些部門,部門與部門之間有怎樣的關(guān)系。其次了解組織運(yùn)作的流程,各個(gè)部門、各級(jí)員工有哪些具體業(yè)務(wù)處理。最后根據(jù)按照具體處理的業(yè)務(wù),在不同的部門,不同的員工,不同的級(jí)別之間制定企業(yè)知識(shí)門戶內(nèi)部用戶的角色的分類。對(duì)于企業(yè)外部管理,研究其供應(yīng)鏈上下游的具體情況和運(yùn)作流程。外部用戶可簡單的分為供應(yīng)商、合作伙伴、大客戶、代理經(jīng)銷商等等用戶角色。
2.功能需求分析
知識(shí)門戶系統(tǒng)功能分為信息管理功能、通信管理功能、系統(tǒng)安全功能及高級(jí)功能四部分,下分各個(gè)具體功能。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1所示:
3.技術(shù)需求分析
技術(shù)需求分析中,從知識(shí)資源管理過程角度分析構(gòu)建知識(shí)門戶的關(guān)鍵技術(shù),包括:存儲(chǔ)技術(shù)——數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)集市、知識(shí)倉庫;分布技術(shù)——OLAP技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)挖掘;發(fā)布技術(shù)——可視化技術(shù);處理與協(xié)作技術(shù)——Agent技術(shù)、知識(shí)推送、群件;決策技術(shù)——決策支持技術(shù)。這些關(guān)鍵技術(shù)為企業(yè)知識(shí)門戶的構(gòu)建提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。